Zatrudnianie wirtualnego asystenta różni się od zatrudniania pracownika, z którym będziemy pracować w biurze. Brak rozmowy twarzą w twarz i pytanie, jak monitorować wydajność zdalnego pracownika może zniechęcić niektórych właścicieli firm. Ale jak tysiące przedsiębiorców, którzy z powodzeniem pracowali z Wirtualną Asystentką powie, że zatrudnianie dla wirtualnych usług asystenckich nie musi być zniechęcające – nie wspominając o wielu korzyściach wynikających z zatrudniania wirtualnego asystenta.
Oto kilka istotnych wskazówek dotyczących rekrutowania, zatrudniania i włączania wirtualnych asystentów. Korzystając z Asisty w praktyce, cały ten proces przejmujemy na siebie, a Ty korzystasz z efektów naszej pracy.
SPRAWDZANIE I WERYFIKACJA KANDYDATÓW NA WIRTUALNYCH ASYSTENTÓW
Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu wirtualnego asystenta, następnym krokiem jest znalezienie odpowiedniej osoby z odpowiednią kombinacją umiejętności, kompetencji, doświadczenia zawodowego i osobowości, aby pomóc w rozwoju firmy. Potrzebujesz kogoś utalentowanego, zdyscyplinowanego, profesjonalnego i zdolnego do bycia szkolonym. Znajdziesz wielu bardzo zdolnych i niezawodnych wirtualnych asystentów ale możesz też trafić na tych niezbyt dobrych.
Aby oddzielić złe jabłka od dobrych, postępuj zgodnie z poniższymi najlepszymi praktykami zdalnego sprawdzania:
- JASNO OKREŚL SZCZEGÓŁY PRACY
Zanim zamieścisz ogłoszenie o pracę, zastanów się, jakie zadania chcesz oddelegować i ile godzin zajmie wykonanie tych zadań. W opisie stanowiska podaj zakres prac, umiejętności i wiedzę potrzebną do ich wykonania oraz sprzęt i oprogramowanie (np. stałe łącze internetowe, Zoom, Photoshop), które pracownik powinien posiadać (i umieć z niego korzystać).
- WŁAŚCIWY PROCES KWALIFIKACYJNY
Nie można wyciągnąć wniosków na temat kandydata tylko na podstawie CV lub wstępnej rozmowy. Wieloetapowy proces przesiewania i weryfikacji pomoże Ci zidentyfikować najlepszego kandydata do pracy. Twój system kwalifikacyjny może wyglądać mniej więcej tak:
- Przegląd CV
Sprawdzenie przeszłości (wyszukaj kandydata w Google, sprawdź jego profile w mediach społecznościowych, skontaktuj się z dostarczonymi przez kandydata referencjami).
- Wstępna rozmowa kwalifikacyjna
Sprawdzenie systemów (szybkość Internetu, specyfikacja komputera głównego i zapasowego, itp.)
- Test umiejętności komunikacyjnych
Test umiejętności podstawowych (zarządzanie plikami, obsługa poczty elektronicznej, obsługa telefonu, itp.)
- Profilowanie behawioralne
- Płatne zadanie testowe
- Rozmowa końcowa
Jeśli masz wiele zgłoszeń, proces kwalifikacyjny pomoże Ci szybko wyeliminować kandydatów nie posiadających umiejętności i doświadczenia, których potrzebujesz. Odrzuć każdego kandydata, który nie wykonuje poleceń lub nie spełnia Twoich oczekiwań w dowolnym momencie procesu kwalifikacyjnego.
- POPROŚ O POTWIERDZONE REFERENCJE
Czy sprawdzasz referencje kandydatów, którzy będą pracować w Twoim biurze? Jeśli odpowiedź brzmi tak, to należy również sprawdzić referencje osób, które będą pracować zdalnie. Pamiętaj, że twój Wirtualny Asystent będzie wtajemniczony w działalność Twojej firmy i może obsługiwać specyficzne dane oraz informacje o Tobie i Twoich klientach.
Aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych oraz Twoich klientów, powinieneś podejść z należytą starannością do sprawdzenia wstępnie zakwalifikowanych kandydatów. Poproś ich o przedstawienie weryfikowalnych referencji, poszukaj informacji zwrotnych od poprzednich klientów i sprawdź ich obecność w Internecie pod kątem potencjalnych czerwonych flag. Jeśli zatrudniasz od usługodawcy wirtualnych asystentów, poproś o referencje od innych klientów, którzy pracowali z kandydatami, których masz na ostatecznej liście.
- ZADAWAJ WŁAŚCIWE PYTANIA
W przypadku braku osobistej rozmowy kwalifikacyjnej, krótkie audio lub wideo pomoże Ci wyeliminować kandydatów, którzy nie potrafią komunikować się jasno oraz podali inne doświadczenie zawodowe. Zweryfikujesz także czy jest między Wami komunikacyjna tzw. “chemia”.
Jeśli to możliwe, zaplanuj rozmowę wideo. Postaraj się, aby była ona krótka i upewnij się, że dokładnie ją zaplanowałeś. Nudne i niezręczne rozmowy nie dają dobrego obrazu kultury pracy w Twojej firmie.
Przed rozmową przygotuj listę pytań. Zapytaj o umiejętności kandydata:
- Nabyte umiejętności
- Doświadczenie zawodowe
- Wykształcenie
- Środowisko pracy
- Nawyki związane z pracą
- Dostępność do komputera i Internetu
- Oczekiwana stawka
- Aktualna dostępność
- Inspiracje, zainteresowania i hobby
Nie zapomnij zadać pytań sytuacyjnych, takich jak: “Co byś zrobił, gdybyś potrzebował mnie pilnie do odpowiedzi na pytanie, ale nie mógł się ze mną skontaktować online?”. Tego typu pytania pomogą Ci dobrze wyczuć, kto jest najlepszym kandydatem.
- DAJ IM PŁATNE ZADANIE TESTOWE
Gdy już wybierzesz najlepszych kandydatów, zapłać im za wykonanie dla Ciebie krótkiego zadania testowego. Wyślij każdemu z nich identyczne zadanie do wykonania w określonym czasie. To pomoże Ci zidentyfikować tych, którzy wyolbrzymiają swoje umiejętności od tych, którzy są rzeczywiście kompetentni.
ZATRUDNIANIE WIRTUALNEJ ASYSTENTKI
Jak zdecydować, który kandydat najlepiej pasuje do naszej oferty? Rozważ następujące wskazówki:
- STWÓRZ OSTATECZNĄ LISTĘ KANDYDATÓW
Nie zatrudniaj pierwszego kandydata, który robi na Tobie wrażenie. Zbuduj ścisłą listę co najmniej trzech kandydatów, zanim zatrudnisz swojego wirtualnego asystenta. Możesz być kuszony, aby przejść proces zatrudniania jak najszybciej, ale odmówisz sobie przez to okazji do podjęcia świadomej decyzji.
Zmierzając do etapu zadań testowych, powinieneś mieć pulę najlepszych talentów, abyś mógł porównać kwalifikacje i mieć różnorodność umiejętności, poziomów doświadczenia i osobowości do wyboru.
- ZATRUDNIĆ ZA POSTAWĘ, SZKOLIĆ DLA UMIEJĘTNOŚCI
Klienci często popełniają błąd zatrudniania Wirtualnej Asystentki online wyłącznie na podstawie umiejętności, certyfikatów i poświadczeń w ich CV. Niestety, to nie zawsze zapewnia udane zatrudnienie. Według Leadership IQ założyciela Marka Murphy, 46% nowych pracowników zawiedzie w ciągu 18 miesięcy. W 89% przypadków przyczyna leży po stronie pracownika.
Jeśli stanowisko, na które zatrudniasz, nie wymaga szczególnych umiejętności kreatywnych lub technicznych, rozważ zatrudnianie ze względu na postawę, a nie umiejętności. Chodzi o to, że osoba, która posiada techniczne i fundamentalne umiejętności do wykonania danej pracy, może nie mieć wartości i celów zbieżnych z Twoimi. Jednak osoba, która jest zaangażowana i ma odpowiednie nastawienie, może zostać przeszkolona, aby stać się kompetentna.
Inteligencja emocjonalna, usposobienie i cechy osobowości danej osoby określają sposób jej pracy, interakcji ze współpracownikami, podejścia do pracy i wartości Twojej firmy.
- NIE PRZEKRACZAJ SWOJEGO BUDŻETU.
Jednym z głównych powodów zatrudniania wirtualnego asystenta jest oszczędność kosztów. Nie należy więc wybierać pierwszego kandydata, którego stawka wyjściowa wydaje się rozsądna.
Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, upewnij się, że zbadałeś różne opcje pod względem stawki, kategorii usług i lat doświadczenia. Być może zaskoczy Cię fakt, że można zatrudnić pełnoetatowego wirtualnego asystenta za jedną trzecią lub mniej stawki godzinowej w Twojej okolicy.
Ponadto wirtualni asystenci z zagranicy mają zazwyczaj niższe stawki niż ci, którzy mieszkają w tym samym kraju co klient. Freelance wirtualnych asystentów może być również mniej kosztowny, ale może trzeba będzie poświęcić dużo czasu i zasobów na ich szkolenie.
Oprócz tego, że wiesz, jak zatrudnić wirtualnego asystenta, należy również wiedzieć, jak wdrożyć do pracy wirtualnego asystenta.
WPROWADZENIE WIRTUALNEGO ASYSTENTA
Więc zdecydowałeś się zatrudnić wirtualnego osobistego asystenta. Gratulacje! Teraz nadszedł czas, aby przygotować i nastawić go na sukces. Oto, co musisz zrobić:
- PRZYWITAJ GO CIEPŁO
Według Society for Human Resources Management, 69% nowo zatrudnionych osób jest bardziej skłonnych do pozostania w organizacji, jeśli doświadczyły pozytywnych emocji związanych z przyjęciem do pracy. Oczywiście, pierwsze dobre wrażenie jest kluczowe.
Tylko dlatego, że twój Wirtualny Asystent nie pracuje w biurze nie znaczy, że nie należy zintegrować go lub ją z zespołem. Wprowadź wirtualnego asystenta w taki sam sposób, jakbyś powitał na miejscu nowego członka zespołu. Upewnij się, aby przedstawić WA reszcie pracowników i znaleźć czas na spotkanie 1 na 1. To nadaje ton dla relacji zawodowych i pomoże WA stać się bardziej zaangażowanym w tworzeniu wysokiej jakości pracy dla Twojej firmy.
- ZAPEWNIAJ PORZĄDEK
Zanim wirtualny asystent zacznie, upewnij się, że on lub ona ma dostęp do istotnych dokumentów firmy. Należą do nich profil firmy, podręcznik dla pracowników, mapa podróży klienta, procesy planowania i dane kupujących. Dostarczą one cennego kontekstu na temat tego, jak działa Twoja firma i kim są Twoi klienci.
Utwórz folder ze wszystkimi standardowymi procedurami operacyjnymi, szablony, formularze i wytyczne, które WA będzie potrzebować. Wypisz szczegółowe instrukcje, jak wykonać każde zadanie. Jeśli to możliwe, zaplanuj krótkie spotkanie, aby przeprowadzić WA przez dokumenty instruktażowe, które przygotowałeś.
- ZACZNIJ OD MAŁEGO PROJEKTU
Nawet jeśli uważasz, że poznałeś swojego nowego WA dobrze, należy zostawić miejsce na błędy. Zanim wypłynie na głęboką wodę, zbadaj grunt, dając WA małe zadania i projekty. W ten sposób nie ryzykujesz nic poważnego, dopóki nie wypracuje żadnych norm współpracy i masz pewność, że Ty i Twój WA jesteście dobrze dopasowani.
Po dokonaniu oceny umiejętności WA, można rozpocząć przydzielanie większych zadań. Z biegiem czasu, Twój wirtualny asystent powinien stać się istotną częścią Twojej firmy i być kimś, komu można zaufać.
PODSUMOWUJĄC
Korzyści z zatrudniania wirtualnego asystenta są niezliczone. Ale nie będziesz zbierać tych korzyści, jeśli zatrudnisz Wirtualną Asystentkę na chybił trafił. Należy pamiętać, że będzie to wymagało czasu i pracy, aby wprowadzić nowego członka zespołu. Dlatego ważne jest, aby przeprowadzić dobrą rekrutację, zatrudnienie i wdrożenie w pracę.
W Asisty w taki sposób weryfikujemy i zatrudniamy Wirtualnych Asystentów, którzy pracują nad Twoimi zadaniami. Jeśli chcesz skorzystać z naszej pracy i nie martwić się tym, jak znaleźć i przetestować osobę dla siebie – skorzystaj z naszych usług.
Najnowsze komentarze