Delegowanie zadań to jedno z najtrudniejszych wyzwań w codziennej pracy kadry zarządzającej oraz osób ambitnych, które chcą osiągać więcej i potrzebują do tego zespołu.. Nieumiejętnie realizowane delegowanie prowadzi do chaosu komunikacyjnego, braku zaufania, spadku efektywności teamu oraz powstawania zaległości. Na czym polega zlecanie zadań? Jak kształtować tę umiejętność i na jakich zasadach się opierać? W Asisty wiemy, że do pełnego sukcesu oprócz umiejętnego przyjmowania i realizowania zadań potrzeba także udziału drugiej strony – zlecającego. Dlatego zdecydowaliśmy się napisać ten poradnik, aby każdemu naszemu klientowi zaoferować garść dobrych praktyk, które pomogą nam w codziennej współpracy. Zapraszamy!
- Zlecaj, nie wydawaj poleceń.
Relacja szef – podwładny w dzisiejszym świecie się zaciera na etapie komunikacji. Oczywiście – szef ma większą decyzyjność, bierze na siebie większą odpowiedzialność i do niego należy ostateczny głos. Ale w trakcie komunikacji coraz częściej zlecający i podwładny są dla siebie partnerami. To dobrze, bo powoduje, że współpraca pomiędzy stronami przebiega w przyjaznej atmosferze.
Używaj zatem sformułowań takich jak: „potrzebuję x”, „zlecam y”, szukam rozwiązania na z”, „zróbcie dla mnie x”
Unikaj takich sformułowań, jak: „macie zrobić x”
Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz w niej osoby – pamiętaj o tym także i w tej sytuacji. Korzyści z tego procesu są obustronne – menedżer ma możliwość uwolnić się od codziennego, rutynowego zakresu swoich obowiązków na rzecz tych kluczowych dla rozwoju firmy. Natomiast pracownik, zajmując się nowymi kwestiami, rozwija swoją wiedzę, umiejętności, zyskuje większą pewność siebie.
- Przed zleceniem zadania na parę sekund wczuj się w role odbierającego zlecenie.
W Asisty zbieramy informacje o naszych klientach i ich preferencjach. Więc zlecając zadanie wirtualnemu asystentowi w naszym modelu pamiętaj, co już o Tobie wiemy, a czego nie. Jeśli np. raz nam przekazałeś informacje „chodzę regularnie do mojego fryzjera Jana Kowalskiego z salonu „Golimy na łyso”, to wystarczy, że zlecisz nam zadanie „Umówcie mnie do fryzjera”. Ale jeśli zlecasz nam tego typu zadanie po raz pierwszy, potrzebujemy mieć więcej informacji by wykonać zadanie tak jak chcesz od początku do końca. Dlatego tuż przed zleceniem nam czegokolwiek pomyśl o tym, co potrzebujemy otrzymać od Ciebie w kwestii tego zadania, by je dobrze zrozumieć i nie wracać do Ciebie z serią pytań nim zaczniemy realizować zadanie.
- Co powinno zawierać zadanie zlecane Wirtualnemu Asystentowi?
Zadbaj o jasność przekazu, czyli najważniejszą zasadę prawidłowego delegowania zadań. Co to w praktyce oznacza? Zlecając zadanie trzeba uwzględnić odpowiedzi na następujące pytania w możliwie szybki sposób. Dlaczego szybki? Z naszego doświadczenia jeśli ktoś długo stara się opowiedzieć o tym, co zleca, wcale nie oznacza, że przekazuje więcej konkretnych informacji. Często sam – podczas zlecania – zastanawia się co i dlaczego powinien powiedzieć.
“Wydaje się, że doskonałość osiąga się nie wtedy, kiedy nie można już nic dodać, ale raczej wtedy, gdy nie można nic ująć.” – Antoine de Saint-Exupéry
a) Co jest do zrobienia?
Odpowiedz na pytanie „CO?” zlecając zadanie wirtualnemu asystentowi:
Przykład: „Zróbcie dla mnie raport w excelu”.
b) Kto jest potrzebny do wykonania zadania.
Odpowiedz na pytanie „KTO?” zlecając zadanie wirtualnemu asystentowi:
Przykład: „Wszystkie dane do raportu przekaże wam Marcin, napiszcie do niego na marcin@mojafirma.pl ze mną w załączeniu, że potrzebujecie wsad do raportu”
c) Na kiedy należy wykonać zadanie?
Odpowiedzi na pytanie „NA KIEDY?” zlecając zadanie wirtualnemu asystentowi:
Przykład: „Gotowy raport potrzebujemy na środę wieczór. Jego pierwszą wersję na środę rano.”
d) Po co/dlaczego należy wykonać zadanie?
Często ma to znaczenie, aby wirtualny asystent wiedział co chcesz osiągnąć w określonym zadaniu. Np. „Potrzebujemy określić ilość klientów którzy rezygnują z naszych usług oraz powody, dla których rezygnują. Mamy to porozrzucane po różnych bazach więc trzeba to zebrać w całość”
e) Ile/jak dużo?
Nie zawsze to pytanie ma znaczenie, ale czasem będzie miało. Może się zdarzyć, że np. potrzeba jest zdefiniować „Ile?”, np. „Przygotujcie 100 kontaktów do moich potencjalnych klientów z firm x”, albo „Potrzebuję 10 firm zza granicy, które robią dokładnie to co my – potrzebuję ich linki i cenniki”.
f) Jak/w jaki sposób wykonać zadanie?
Ten punkt jest decydujący. W wielu przypadkach ma ogromne znaczenie. Oczywiście, nie trzeba tłumaczyć w jaki sposób umówić Cię do fryzjera, czy jak zarezerwować stolik w restauracji. Są jednak zadania, w których to jest kluczowe. Np.
„Raport powinien zawierać dokładne liczby kto, w którym miesiącu rezygnował z naszej usługi i z jakich powodów. Najważniejsze jest dla nas by określić jak dużo osób rezygnuje ze względu na zły kontakt, jak dużo ma telefon od naszej konkurencji z lepszą ofertą, a ile np. chce oszczędzić trochę pieniędzy. Potrzebujemy wiedzieć ile osób podaje jakie powody.”
Pamiętaj, by przekazać istotne szczegóły, aby osoba wykonująca zadania, wtedy gdy jest to potrzebne – wiedziała w jaki sposób realizować zadania. Pomocne może być też zdefiniowanie paru punktów, na jakie trzeba zwrócić uwagę, np.
„Potrzebuje prezentację w power poincie. Weźcie nasz szablon firmowy, wrzućcie kolejne slajdy. 1 – tytuł prezentacji „Plan na najbliższy kwartał”, 2 slajd – sprzedaż, 3 slajd – marketing, 4 slajd – produkty, 5 slajd – cenniki. Wyślijcie wtedy każdy slajd oddzielnie do osób u nas które są odpowiedzialne za te rzeczy, jeśli nie macie do kogoś kontaktu to Ania wam poda. Oni powinni odesłać wam uzupełnione slajdy, ułóżcie je ładnie graficzne z jakimiś zdjęciami z sieci i podeślijcie do mnie.”
- W jakiej formie powinno się zlecać zadania wirtualnemu asystentowi?
Jeśli powyższe punkty są spełnione, najprawdopodobniej już jesteśmy bardzo blisko sukcesu. Z naszego doświadczenia, o wiele skuteczniejsze jest zlecanie zadań za pomocą komunikatorów / maila, niż bezpośrednio lub telefonicznie. To może zaskoczyć większość osób: „Jak to? Przecież jak sam opowiem, bezpośrednio, to pracownik / asystent najlepiej to zrozumie”. W praktyce jest zupełnie na odwrót:
– osoba najczęściej nie ma jak zanotować na szybko informacji,
– po rozmowie okazuje się, że część rozmowy zostaje zapomniana (tekst / głos nagrany daje możliwość wielokrotnego odtworzenia),
– niektóre szczegóły mogą umknąć, czasami będą nie zapamiętane przez asystenta, czasami nie wypowiedziane przez osobę zlecającą,
– gdy wirtualny asystent nie wykonuje zadania natychmiast, po jakimś czasie nie ma jak wrócić „na świeżo” do szczegółów zadania,
– po bezpośrednich rozmowach / telefonicznych rozmowach powstaje wiele niedomówień w związku z zadaniem, i nie ma jak obiektywnie zweryfikować zadania,
– bezpośrednie połączenia wymagają umówienia się i poświęcenia czasu w określonej godzinie, podczas gdy nagranie audio pozwala odsłuchać je w pierwszej wolnej chwili – a więc najczęściej i szybciej, i w dogodnym terminie dla obu stron, które same decydują o momencie nagrania/odebrania.
Powyższe sugestie pomogą Ci korzystać z usług Wirtualnych Asystentów w Asisty.pl w skuteczny sposób. Od czasu do czasu będziemy uaktualniać zestaw dobrych praktyk, więc wracaj do tego tematu na bieżąco.
Najnowsze komentarze