Umawianie spotkań przez telefon może być ważnym elementem procesu sprzedażowego, szczególnie gdy mowa o pozyskiwaniu klientów w segmencie B2B. Bezpośrednia rozmowa telefoniczna pozwala szybciej sprawdzić zainteresowanie ofertą, dotrzeć do osoby decyzyjnej i zaproponować kolejny krok, na przykład prezentację usługi podczas spotkania online. Stanowi też uzupełnienie dla innych kanałów komunikacji.
Znaczenie tej formy kontaktu potwierdzają dane RAIN Group. Aż 82% osób podejmujących decyzje zakupowe w firmach deklaruje gotowość do spotkania z handlowcem, który nawiązuje z nimi bezpośredni, wychodzący kontakt (tzw. cold outreach). Wśród decydentów najwyższego szczebla (C-level i VP) połączenie telefoniczne preferuje 57% badanych. Stawia na nie 51% dyrektorów oraz 47% menedżerów.
Co daje firmie umawianie spotkań przez telefon?
Rozmowa przez telefon pozwala skrócić drogę między pierwszym kontaktem a spotkaniem handlowym. Zamiast wysyłać kolejne wiadomości i czekać na odpowiedź, pracownik może w kilka minut sprawdzić, czy dana firma potrzebuje określonego rozwiązania oraz kto odpowiada za decyzje w tym obszarze.
Podczas rozmowy można również zebrać informacje, których trudno szukać w ogólnodostępnych źródłach. Potencjalny klient może wskazać, z jakiego rozwiązania obecnie korzysta, kiedy planuje zmianę albo jakie problemy chce rozwiązać. Taka wiedza pomaga handlowcowi lepiej przygotować się do kolejnego kontaktu.
Umawianie spotkań przez telefon sprawdza się także wtedy, gdy oferta wymaga dokładniejszego przedstawienia. Konsultacja, demonstracja oprogramowania, prezentacja produktu, audyt czy rozmowa z ekspertem zwykle wymagają większego zaangażowania niż zakup prostego produktu. Telefon pozwala zaproponować konkretny termin i od razu ustalić dalszy sposób kontaktu.
Kiedy warto umawiać spotkania przez telefon?
Telefoniczne pozyskiwanie spotkań szczególnie dobrze sprawdza się w sprzedaży B2B, gdzie decyzja zakupowa często wymaga rozmowy kilku osób i dokładnego poznania potrzeb firmy. W takim modelu pierwszym celem telefonu nie musi być sprzedaż. Znacznie bardziej użyteczne może okazać się doprowadzenie do rozmowy z osobą, która może ocenić ofertę.
Taki proces można wykorzystać między innymi przy:
- pozyskiwaniu nowych klientów z określonej branży,
- umawianiu prezentacji i konsultacji,
- kontakcie z firmami, które wcześniej wykazały zainteresowanie ofertą,
- reaktywacji nieaktywnych klientów,
- prowadzeniu follow-upu po przesłaniu oferty,
- wprowadzaniu produktu lub usługi na nowy rynek.
Do kogo dzwonić?
Skuteczność działań telefonicznych zależy w dużej mierze od tego, do kogo wykonywane są połączenia. Nawet dobrze przygotowany skrypt nie pomoże, jeśli baza zawiera przypadkowe firmy, które nie należą do grupy docelowej.
Pierwszym krokiem powinno być więc określenie profilu potencjalnego klienta. Można uwzględnić branżę, lokalizację, wielkość przedsiębiorstwa, liczbę pracowników, rodzaj prowadzonej działalności czy stanowisko osoby, z którą firma chce się skontaktować.
Umawianie spotkań a baza potencjalnych klientów
Dobra baza kontaktów stanowi podstawę całego procesu. Jeżeli przedsiębiorca chce dotrzeć na przykład do firm produkcyjnych z określonego regionu, potrzebuje listy przedsiębiorstw spełniających konkretne kryteria.
Budowa bazy może obejmować wyszukiwanie firm według branży, lokalizacji, wielkości czy profilu działalności. W zależności od potrzeb można wykorzystać informacje pochodzące z publicznie dostępnych źródeł: stron internetowych firm, rejestrów i baz danych.
Baza wymaga także aktualizacji. Numery telefonów się zmieniają, pracownicy przechodzą do konkurencji, a przedsiębiorstwa modyfikują zakres działalności. Regularne porządkowanie danych ogranicza liczbę nietrafionych połączeń i pozwala zespołowi skupić się na kontaktach o większym potencjale.
Jak zorganizować proces umawiania spotkań przez telefon?
Przed rozpoczęciem kampanii należy ustalić grupę docelową, przygotować bazę kontaktów oraz określić sposób kwalifikowania potencjalnych klientów. Dopiero wtedy można przejść do przygotowania schematu rozmowy.
Skrypt nie powinien zamieniać rozmowy w mechaniczne odczytywanie kolejnych zdań. Jego zadaniem jest przede wszystkim uporządkowanie najważniejszych informacji i pomoc osobie dzwoniącej w zachowaniu właściwego kierunku rozmowy. Warto zawrzeć w nim przedstawienie firmy, krótką informację o powodach kontaktu, pytania dotyczące potrzeb oraz propozycję dalszego działania.
Istotne jest również ustalenie sposobu zapisywania wyników rozmów. Informacja o tym, czy klient był zainteresowany, poprosił o e-mail, wskazał konkretny termin albo odmówił kontaktu, powinna trafić do uporządkowanego systemu CRM. Dzięki temu kolejny pracownik może szybko sprawdzić historię kontaktu.
Po umówieniu spotkania warto dodatkowo wysłać potwierdzenie i upewnić się, że obie strony mają te same informacje dotyczące terminu, formy oraz uczestników rozmowy. Takie działanie ogranicza liczbę niepotrzebnych nieobecności i ułatwia organizację kalendarza.
Kiedy zlecić umawianie spotkań zewnętrznej firmie?
Nie każde przedsiębiorstwo ma własny dział sprzedaży, który może codziennie zajmować się prospectingiem. Właściciel małej firmy często sam odpowiada za klientów, ofertowanie, administrację oraz rozwój biznesu. W takiej sytuacji wykonywanie dziesiątek telefonów tygodniowo może odciągać go od zadań, których nie jest w stanie zlecić innym.
Współpraca z zewnętrznym wykonawcą może obejmować zarówno wykorzystanie istniejącej bazy, jak i jej wcześniejsze przygotowanie. W pierwszym przypadku firma przekazuje listę kontaktów oraz informacje dotyczące oferty. W drugim rozpoczyna od określenia grupy docelowej i zbudowania bazy przedsiębiorstw odpowiadających ustalonym kryteriom.
Dedykowany zespół może także opracować schemat rozmowy, ustalać terminy oraz przekazywać informacje o rezultatach kontaktów. Przedsiębiorca otrzymuje wtedy gotowe spotkania, a jego zadaniem pozostaje przygotowanie się do rozmowy handlowej i domknięcie procesu sprzedażowego.
Czy telefoniczne umawianie spotkań pasuje do Twojej firmy?
Przed rozpoczęciem działań dobrze jest odpowiedzieć sobie na kilka pytań, w tym o to, czy:
- firma ma jasno określoną grupę potencjalnych klientów?
- oferta wymaga rozmowy lub prezentacji?
- zespół sprzedażowy ma wystarczająco dużo czasu, aby obsłużyć dodatkowe spotkania?
- przedsiębiorstwo posiada bazę kontaktów, czy trzeba ją dopiero zbudować?
Jeżeli odpowiedzi wskazują na potrzebę aktywnego pozyskiwania klientów, telefon może stanowić wartościowe uzupełnienie obecnych działań sprzedażowych. Szczególnie dobrze sprawdzi się tam, gdzie firma chce dotrzeć do konkretnych przedsiębiorstw, stanowisk lub grup odbiorców, zamiast czekać wyłącznie na zapytania przychodzące.
Warto przy tym pamiętać, że liczba wykonanych połączeń sama w sobie nie powinna być głównym celem. Znacznie więcej mówi liczba rozmów z właściwymi osobami, umówionych spotkań oraz kontaktów, które przechodzą do kolejnych etapów sprzedaży. Dlatego cały proces powinien łączyć odpowiednio dobraną bazę, dobrze określoną grupę docelową, przemyślany schemat rozmowy i sprawną obsługę umówionych terminów.
Umawianie spotkań przez telefon jako wsparcie sprzedaży
Telefon daje przedsiębiorcy możliwość bezpośredniego dotarcia do potencjalnych klientów i szybkiego sprawdzenia, czy istnieje przestrzeń do dalszej rozmowy. Dobrze zaplanowany proces pozwala jednocześnie uporządkować bazę kontaktów, odciążyć handlowców z części działań prospectingowych i zwiększyć liczbę wartościowych rozmów sprzedażowych.
Największe znaczenie ma dopasowanie sposobu działania do modelu firmy. Jednemu przedsiębiorstwu wystarczy praca na własnej bazie, inne będzie potrzebowało wcześniejszego wyszukania potencjalnych klientów, a jeszcze inne skorzysta z kompleksowego procesu obejmującego przygotowanie kontaktów, rozmowy i organizację kalendarza. Umawianie spotkań przez telefon może dzięki temu stać się konkretnym elementem procesu sprzedażowego, który pozwala handlowcom skupić się przede wszystkim na rozmowach z osobami decyzyjnymi.