Research – jak skutecznie wyszukiwać i klasyfikować informacje jako Wirtualna Asystentka?

Nasze Wirtualne Asystentki wyposażone są w dokładne instrukcje, które wspierają ich codzienną pracę i pozwalają wykonywać wszystkie zadania z maksymalnym możliwym efektem. Jedną z takich instrukcji zdecydowaliśmy się udostępnić publicznie – dostępna jest w tym artykule. Dowiesz się z niej w jaki sposób profesjonalnie wykonywać research, zobaczysz jak wyposażamy naszych pracowników „od środka”  i zdobędziesz niezwykle przydatną umiejętność selekcji i weryfikacji informacji. Zapraszamy!

Research to nie tylko poszukiwanie określonych danych w internecie. To przede wszystkim zdolność do właściwego i precyzyjnego zadawania pytań – i to nie tylko wyszukiwarce, ale również klientowi. Bywa procesem pracochłonnym, wymagającym dbałości o szczegóły i rzetelności. Tworząc research zadbaj o to, by poruszać się zgodnie z poniższymi wskazówkami i kolejnością.

 

1. Ustal faktyczne potrzeby klienta (wykonuje Koordynator zadania).

Sytuacja, w której klient nie do końca potrafi sprecyzować cel i kontekst swoich potrzeb występuje częściej, niż może się wydawać na pierwszy rzut oka. Jeśli polecenia są jasno i jednoznacznie określone – np. „Potrzebuję znaleźć najlepszych 10 aplikacji wspierających budowanie rozwiązań za pomocą low-code oraz no-code” – wówczas mamy do czynienia z osobom, która precyzuje swoje potrzeby bardzo precyzyjnie. Określa ona zlecając rozwiązanie zarówno ilość (10) poszukiwanych aplikacji, jak i ich rodzaj (no-code / low-code). Nie jest co prawda określony sposób weryfikacji aplikacji (które są w top 10?) ani szczegółowych funkcjonalności tych aplikacji, ale jesteśmy w stanie uwzględnić według różnych kryteriów (oceny ekspertów, popularność, wielkość dofinansowania) ranking i przedstawić 10 rozwiązań.

Co jednak wtedy, gdy klient definiuje zadanie bardzo pobieżnie i pisze np. „Potrzebuję zebrać dane o microlearningu?” Wówczas, należy dopytać w taki sposób, by mieć komplet informacji. Najpopularniejsze pytania (zaprojektowane do automatycznej wysyłki przez wewnętrzny system komunikacji w asisty.pl) to:

  1. W jaki sposób te informacje będą wykorzystywane? Jaki jest cel ich zebrania? Chcemy poznać kontekst, aby wiedzieć na co powinniśmy zwrócić uwagę w poszukiwaniach. Czasami się zdarza, że np. przygotowujemy dane aby były w prezentacji, stanowiły element analizy konkurencji albo oszczędzały czas przedsiębiorcy. Znając ten kontekst możemy uszyć je tak, jak jest to wymagane. Oczywiście jeśli ta informacja jest poufna, można nie odpowiadać na to pytanie.
  2. Czy research powinien być wyszukiwany w oparciu o dane z Polski, Świata, angielskojęzycznego Internetu, a może jakiegoś konkretnego, innego regionu? Czasami nasi klienci zdają sobie sprawę, że pewnych danych może brakować w języku Polskim i od razu kierują nas w odpowiednie miejsca.
  3. Czy powinniśmy zwrócić uwagę na jakieś szczególne, branżowe strony internetowe, aby wykonać ten research? Szukając np. agencji marketingowych w UK, warto skorzystać z clutch.co który kategoryzuje je w przejrzystej formie. Jeśli tego typu „źródła do przeszukania” są znane – prosimy o ich podanie.
  4. Na ile ważne jest odnalezienie danych z rzetelnych źródeł (np. badań naukowych), a na ile mogą to być clickbaitowe, marketingowe artykuły (np. opisujące wiele sprzedażowych i marketingowych tez, nie mając na nie nic poza własnymi obserwacjami)?
  5. Jaka ilość wyników powinna być zaprezentowania w końcowym raporcie? Być może potrzebne są 2 prezentacje nt. budowy contentu na LinkedIN, ale równie dobrze 10 to może być za mało.
  6. Jak aktualne powinny być to dane? Wiadomo, że reguły podatkowe opisane 10 lat temu niekoniecznie są aktualne dzisiaj. Z drugiej strony – jeśli uwzględnimy zbyt krótki okres, danych będzie mniej.
  7. W jakiej formie powinniśmy zaprezentować wyniki? Prezentacja, excel z danymi, inna forma?

Nasi koordynatorzy wybierają z powyższej listy tylko te pytania, które pasują do kontekstu klienta.

Wirtualna asystentka przed rozpoczęciem zadania musi właściwie rozpoznać potrzebę klienta, a następnie wiedzieć jak odpowiednio przedstawić wyniki swojej pracy. Powyższe pytania sprawiają, że klient klasyfikuje swoje potrzeby i niemożliwym stają się nieporozumienia co do celu, formy i jakości zbieranych informacji.

2. Zebrane informacje Koordynator przekazuje Wirtualnej Asystentce, która na tej podstawie wykonuje właściwy research.

3. Zadanie przejmuje Wirtualny/a Asystent/ka:
Zadbaj o wiarygodność przedstawionych informacji.

Istotną sprawą w researchu jest sprawdzenie wiarygodności wyszukanych informacji. Jeśli klientowi bardzo zależy na rzetelności danych, ważne będzie ich źródło. O wiele bardziej wiarygodne będą rzetelne publikacje i pisma (New York Times) w porównaniu do lokalnych gazet czy kontrowersyjnych dziennikarzy. W przypadku rzeczy trywialnych (np. weryfikacji danych nt. firm w bazie KRS) – może się zdarzyć, że źródło informacji będzie jednoznacznie obiektywne, lub nie budzące żadnych wątpliwości.

Źródłem informacji może być także autor, który ma interes w zaprezentowaniu określonych danych – blogi firmowe są na to szczególnie narażone. Bądź czujny i zwracaj na to uwagę. Tam gdzie tylko można korzystaj z możliwie obiektywnych źródeł, baz danych, wiarygodnych wiadomości czy bibliotek multimedialnych.

4. Research informacji wykonywany przez
Wirtualną Asystentkę – jakie obszary?

Klient może zlecić nam research związany z jego obszarem biznesowym jak i prywatnym.

Możliwe działania w researchu:

  • poszukiwanie informacji na dany temat (np. badanie rynku, generowanie kontaktów, treści lub szukanie badań na dany temat),
  • przygotowanie zestawienia ofert na konkretne usługi,
  • zestawienie na dane zagadnienie z różnych branż,
  • wyszukanie atrakcyjnych miejsc do spędzenia czasu wolnego,
  • zawężenie rzetelnych publikacji na jakiś temat (np. kryptowalut) do samodzielnego przeczytania,
  • przygotowanie zestawienia lekarzy specjalistów z danej specjalizacji wraz z opiniami czy najwyższymi ocenami,
  • znalezienie rzetelnych informacji nt. określonej dziedziny prawa, podatków, zagadnień formalnych z linkami do publikacji na portalach specjalistycznych,
  • znalezienie właściwego urzędu do złożenia określonego pisma,
  • znalezienie wzorów formularzy do wypełnienia (np. dla urzędu skarbowego, urzędu miasta) i niejednokrotnie wstępne ich uzupełnienie,
  • znalezienie najlepszego np. hydraulika do naprawy zlewu,
  • stworzenie listy konkurencji / potencjalnych partnerów biznesowych,
  • i wiele innych zleconych przez klienta.

5. W jaki sposób wyszukiwać informacje?

Nie ma jednej metody wyszukiwania informacji, która będzie w 100% trafna. Dlatego niżej prezentujemy paręnaście technik, wraz z przykładami ich wykorzystania, aby każda Wirtualna Asystentka potrafiła znaleźć określone dane, i wspierać się kolejnymi metodami przy wyszukiwaniu treści, aby robić to coraz lepiej.

Metody i sposoby na wyszukiwanie najlepszych i najbardziej trafnych informacji przez Wirtualną Asystentkę. Koniecznie wykonuj zadanie idąc zgodnie z poniższymi punktami:

  1. Pozyskaj wiedzę ogólną na dany temat. Jeśli klient pyta o aplikacje no-code – sprawdź czym one są, do czego służą, na czym polegają. Zajmie Ci to parę minut, ale dzięki temu będziesz rozumieć temat, jakim się zajmujesz. Nie musisz zgłębiać każdego tematu szczegółowo, ale musisz rozumieć, jakiego rodzaju treści szukasz.
  2. Zastanów się, z jakiej bazy danych skorzystać. Jeśli Twoim zadaniem jest np. wyszukać firmy zajmujące się szeroko rozumianą ekologią, to może warto poszukać najpierw „firmy ekologiczne baza”, lub „baza firm ekologicznych”. Tu warto wspomnieć o przydatnych bazach:
    a) KRS – baza spółek prowadzona przez Krajowy Rejestr Sądowy – znajdziesz tam oficjalne dane o firmach, ich adresach, kodach PKD, nazwiskach osób w zarządach. https://rejestr.io/ jest z kolei czytelną mapą powiązań osób i spółek ze sobą.
    b) CEiDG – baza działalności gospodarczych, znajdziesz tu przedsiębiorców po ich imionach, nazwiskach, NIP-ach i często dane kontaktowe.
    c) LinkedIN – w wyszukiwarce możesz znaleźć osoby i przebieg ich historii zawodowej. Wyszukując firmę – możesz znaleźć częściową lub pełną listę ich pracowników wraz ze stanowiskami i informacjami o ich decyzyjności. (łatwo zatem znaleźć np. Dyrektorów Marketingu lub tego, który odpowiada za ten dział w wybranej przez Ciebie firmie, lub obszarze takim jak miasto czy Województwo).
    d) Mapa Google – świetne miejsce do znalezienia firm w określonej lokalizacji (np. Restauracji w Warszawie).
    e) Wyszukiwarki badań naukowych: Google Scholar – Mamy tutaj możliwość nie tylko szukania po tytułach, ale także po autorach, słowach kluczowych i zakresie dat. Science Direct -Bardzo bogata w zasoby platforma zrecenzowanych publikacji. PubMed – największa wyszukiwarka publikacji dotyczących tematów związanych z medycyną i naukami o życiu. IEEE Xplore – wyszukiwarka skoncentrowana na tematyce związanej z elektroniką, informatyką oraz zagadnieniami inżynieryjnymi. AGRICOLA – agrofizyka i rolnictwo. ERIC – Education Resources Information Center, związana z edukacją. ResearchGate oraz Academia – Serwisy społecznościowe dla naukowców w którym można znaleźć rozmowy i dyskusję na ich temat aktualnych badań. Academia pozwala także śledzić trendy w świecie nauki.
    f) Portale branżowe. Warto ich poszukać na własną rękę, natomiast z bardziej popularnych są Crunchbase – dla świata startupów. Clutch.co dla wyszukiwania rzetelnych kontrahentów (duża baza zagranicznych podmiotów) czy Xing – odpowiednik LinkedIN w Niemczech.
    g) Alerty Google – mogą pomóc w pozyskiwaniu i monitorowaniu treści online — możesz wprowadzić określone słowa kluczowe, aby otrzymywać powiadomienia o artykułach lub wpisach na blogu, które zawierają te słowa kluczowe.
    h) Trendy Google – aby dowiedzieć się, jak wyszukiwane hasła są używane w internecie i jak często są używane. Google Trends analizuje popularność wyszukiwanych haseł i porównuje ich liczbę wyszukań z innymi powiązanymi hasłami.
    i) images.google.pl oraz https://www.google.com/advanced_image_search w pasku wyszukiwarki wpisujemy szukaną frazę i akceptujemy przyciskiem „enter”. Wyszukiwarka wyświetli galerię zdjęć odpowiadających naszemu zapytaniu. Oprócz tego istnieje możliwość wgrania zdjęcia i znalezienia takich samych lub podobnych (ale np. z darmową licencją). Czasami za pomocą zdjęć możesz szukać czytelnych infografik przedstawiających dane zagadnienie, lub znaleźć logotypy marki.
    j) Planer Słów Kluczowych od Google – pomoże Ci zrozumieć co wyszukują użytkownicy przeglądarki w sieci. Pełne możliwości poznasz w tej instrukcji.
  3. Właściwie skonstruuj pytanie w wyszukiwarce. Pamiętaj, że twórcy stron mogą w innych słowach umieszczać informacje, których Ty szukasz. Korzystaj z synonimów, wyrazów bliskoznacznych i powiązanych terminach. Zamiast „baza firm ekologicznych” możesz wpisać „lista firm ekologicznych”, także „lista firm OZE” jako elementu ekologii, by znaleźć część informacji.
  4. Zachowaj otwartość umysłu na nowe lub zaskakujące informacje. Szukając będziesz uczyć się nowych znaczeń, poszerzać swój słownik i znajdziesz zaskakujące informacje, które czasem mogą być sprzeczne z tradycyjnym rozumieniem świata.
  5. Gdy już znajdujesz pierwsze informacje, warto w pierwszym kroku zebrać je ogólnikowo w jednym miejscu – a więc przeprowadzić wstępną klasyfikację. Jeśli np. szukasz informacji o tym, jak Facebook wpływa na nasze nawyki – znajdziesz z pewnością masę artykułów bardziej i mniej aktualnych, a także bardziej i mniej rzetelnych. Przeszukując temat o którym można przeczytać w 20-30 miejscach warto jest w pierwszym kroku posegregować linki, aby wybrać z nich najbardziej odpowiednie – pasujące do celu klienta, lepsze merytorycznie lub bardziej wiarygodne.
  6. Opracowuje system gromadzenia informacji. Jeśli klient nie wskazał dokładnej formy, w jakiej potrzebuje danych, możesz skorzystać z następujących wzorów przygotowanych przez zespół Asisty (gotowe wzory szablonów Excel umieściliśmy jedynie na naszym wewnętrznym portalu).

6. Zaawansowane używanie wyszukiwarki Google

Większość informacji znajdziesz dzięki najpopularniejszej wyszukiwarce na świecie – Google. Oto kilka bardzo przydatnych informacji, linków i komend, które pozwolą Ci wyszukiwać dane, które mogą być ukryte na nisko indeksowanych stronach:

a) Podczas wyszukiwania sprawdź, czy sformułowanie pytania pomijając przyimki (w, z, na), spójniki (i, ale) pozwoli Ci znaleźć lepsze wyniki. Tu wyjątkiem jest wpisanie pełnej nazwy przy wyszukiwaniu konkretnego tytułu lub nazwy.

b) Skorzystaj z wyszukiwań w języku angielskim ze względu na możliwość wyszukania większej ilości informacji. Angielski Internet jest bardziej pojemny – korzysta z niego ponad miliard osób na świecie. Jeśli zapytanie nie odnosi się bezpośrednio do naszego regionu, może to być właściwa ścieżka znalezienia rzetelnych informacji.

c) Skorzystaj z poniższych komend w wyszukiwarce, by właściwie ograniczać / kierunkować przeglądarkę w realizacji Twoich zapytań:

Google ma zaawansowaną wersję wyszukiwarki opisaną tutaj i dostępną tutaj.

Zebraliśmy także szereg materiałów infograficznych, które pomogą Ci poruszać się po zaawansowanych opcjach przeglądarki (grafiki po angielsku dostępne TUTAJ oraz TUTAJ) Niżej wyodrębniliśmy te, które są charakterystyczne i obowiązkowe w pracy Wirtualnej Asystentki:

 SkrótJak użyć?W jakich przypadkach będzie przydatny?
   
“”Dowolną wyszukiwaną frazę umieść w cudzysłowiu, np. “Tytuł książki”– Gdy chcesz zawęzić wyniki wyszukiwania do konkretnej frazy. Czasami Google podpowiada podobne określenia (oraz synonimy szukanej frazy) niż te wpisane w wyszukiwarkę. Jeśli chcesz zawęzić wynik do tej jednej, konkretnej frazy, warto umieścić ją w cydzysłowiu,
– szukając numer telefonu, warto zapisać go w formacie “xxx-xxx-xxx” oraz “xxxxxxxxx” ponieważ nie wypozycjonowany ciąg cyfr może pokierować Cię do tysięcy innych, ale podobnych numerów telefonu,
– szukając dokładnych informacji o tytule książki albo wieloczłonowym wydarzeniu (np. nazwy konferencji lub historycznej bitwy) warto zawęzić wyszukiwanie za pomocą cudzysłowu – aby wyrazy podobne nie dezinformowały nas w poszukiwaniach.
#Komenda służąca do wyszukiwania hashtagów.– wspiera w wyszukiwaniu tematycznych wpisów na Facebooku czy Instagramie (dla portalu LinkedIN musisz skorzystać z wewnętrznej wyszukiwarki w portalu),
– użyj, gdy szukasz danych na jakiś określony zakres tematyczny. Osoby świadome wykorzystywania hasztagów, często dodają je do takich wpisów.
*Działa jak symbol wieloznaczny, zastępuje dowolną treść pomiędzy wyszukiwanymi frazami X i Y.
Podając frazę zastępujemy słowa, których nie pamiętamy znakiem *
– Użyj gdy wyszukujesz cytatów, tekstów czy nazw, których nie znasz w całości.
Jak wyszukać tekst na stronie, jeśli nie wiemy jak powinna brzmieć cała fraza?
ORWyszukując dwa słowa z zastosowaniem “OR” uzyskujemy wyniku powiązane z pierwszym lub drugim słowem, bądź z obydwoma.– jeżeli chcesz, aby w tekście pojawiło się jedno z wyszukiwanych przez Ciebie słów wstaw między nie operator wyszukiwania OR. Pamiętaj jednak, aby wyraz był napisany w całości dużymi literami, inaczej operator będzie traktowany jak zwykłe słowo i wyszukiwarka będzie szukała całej podanej przez Ciebie frazy, na przykład: przedstawienie OR spektakl,
– Wpisany pomiędzy słowa, co do których nie masz pewności pozwoli na wyszukanie różnych opcji. Na przykład wiem, że w którymś z tych miast jeździ trolejbus – wpisuję więc trolejbus lublin OR lublin.
 site: Wpisz site: domena, np. site:asisty.pl aby szukać określonych fraz w domenie asisty.pl– Gdy chcesz znaleźć informacje na określonej stronie internetowej. Np. potrzebujesz znaleźć informację o tym jak złożyć określone pismo w Urzędzie w Krakowie, i nie potrzebujesz by kierowało Cię na inne urzędy, które mogą być wyżej wypozycjonowane,
– Gdy chcesz sprawdzić, ile razy dana fraza została użyta na określonej domenie (w kontekście analizy SEO / Pozycjonowania),
– Korzystając z operatora site można także w przybliżeniu określić liczbę zaindeksowanych przez Google podstron.
 filetype:Wpisz filetype: i nazwę rozszerzenia, aby poszukać pliku z tym rozszerzeniem. Np. marketing internetowy filetype: pdf aby znaleźć prezentację związaną z plikiem.
TUTAJ lista dostępnych plików które Google uwzględnia.
– Znajdź gotowe prezentacje / prace / opracowania zapisywane w formie PDF i ppt / pptx (formaty związane z ebookami, prezentacjami)
– podobnie postępuj z Ustawami, Kodeksami i formalnymi dokumentami, które są umieszczane w PDF,
– możesz znaleźć wzory pism umieszczone w sieci wpisując frazy takie jak Podanie o dofinansowanie filetype: doc – będzie to najczęściej plik otwarty do uzupełnienia, lub uzupełniony wstępnie przez jakąś firmę i umieszczony w internecie,
– Niejednokrotnie w ten sposób wyszukiwane są książki, które nielegalnie zostały umieszczone w sieci.
file:Wyszukuje plik pozwala na wyszukiwanie plików o danej nazwie.W odróżnieniu od “filetype” wyszukuje nazwy plików umieszczonych na stronach, zakładkach i serwerach.
allintitle:Google ograniczy wyniki do stron zawierających wszystkie wyrazy zapytania w tytule.Zapytanie [allintitle: wyszukiwarka google] spowoduje zwrócenie tylko takich dokumentów, które mają w tytule zarówno „wyszukiwarka”, jak i „google”.
intitle:Google ograniczy wyniki wyszukiwania do dokumentów zawierających dany wyraz w tytule.Zapytanie [intitle:wyszukiwarka google] spowoduje zwrócenie dokumentów zawierających wyraz „wyszukiwarka” w tytule oraz wyraz „google” w dowolnym miejscu (tytule lub poza tytułem). Pomiędzy operatorem „intitle:” a następującym po nim wyrazem nie może być spacji.
allinurl:Google ograniczy wyniki do stron zawierających wszystkie wyrazy zapytania w adresie URL.Zapytanie [allinurl: wyszukiwarka google] spowoduje zwrócenie tylko takich dokumentów, które mają w adresie URL zarówno „wyszukiwarka”, jak i „google”.
inurl:Google ograniczy wyniki wyszukiwania do dokumentów zawierających dany wyraz w adresie URL.Zapytanie [inurl:wyszukiwarka google] spowoduje zwrócenie dokumentów zawierających wyraz „wyszukiwarka” w adresie URL oraz wyraz „google” w dowolnym miejscu (adresie lub poza adresem).
Użycie skrótów Google

 

 

Dane dla klienta przygotowujemy w jego folderze na naszym dysku w Google Sheets / Microsoft Sharepoint lub w miejscu uzgodnionym/wskazanym z klientem.

7. Jak utrwalić umiejętności wyszukiwania informacji w praktyce?

Trzeba ćwiczyć i w praktyce skorzystać z powyższych informacji. Sama teoria bywa daleka od właściwego używania wiedzy i wskazówek. Wykonaj poniższe ćwiczenia:

  • Znajdź aktualne badania pokazujące, w jaki sposób Microlearnig działa na tle innych metod edukacyjnych.
  • Zweryfikuj przepisy dotyczące SPAMu – od którego momentu wysyłanie wiadomości jest zgodne z prawem, a kiedy wiadomości można sklasyfikować jako spamowanie. Czy są sposoby takiego wysyłania wiadomości, by pisać do nowych osób/firm, ale nie złamać przepisów?
  • W jaki sposób prawnie i technicznie można dochodzić do informacji o swoich korzeniach? Do jakiego urzędu / instytucji można się zgłosić i jak muszę dokumentować prawo do dochodzenia danych o osobach zmarłych dekady temu.

 

W Asisty podchodzimy do każdej naszej usługi z wyjątkową precyzją. Nasi Asystenci są gotowi, by wesprzeć Cię zarówno w Researchu, jak i innych potrzebach. Jeśli podoba Ci się nasze podejście – wybierz swój pakiet w zakładce Cennik i daj znać, jak możemy Ci pomóc.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Get in touch

Tu będzie panel klienta z raportami etc.