Praca z wirtualną asystentką. Najlepsze praktyki: Część 2 – Sprawdzanie efektywności, monitorowanie i motywowanie

Po przejściu całego procesu rekrutacji, zatrudnienia i wdrożenia wirtualnego asystenta możemy przejść do kolejnego etapu czyli pracy z wirtualnym asystentem.

Jak wielu szefów firm potwierdzi, wirtualni asystenci są nieocenionym zasobem. Jeśli porównać wirtualnego asystenta i stacjonarnego pracownika, przekonasz się, że WA oferują wiele takich samych umiejętności i kompetencji, ale koszty są znacznie niższe. Ci wszechstronnie wykwalifikowani i oddani specjaliści pomogą Ci obniżyć koszty operacyjne, zaoszczędzić męczarni przy standardowych zadaniach i pozwolą robić to, co robisz najlepiej: prowadzić firmę. 

Chociaż zatrudnianie wirtualnego asystenta rozwiązuje wiele problemów związanych z obciążeniem pracą, ma też kilka wad. Jedną z nich jest to, że monitorowanie produktywności wirtualnego asystenta może być trudne. Inną jest to, że osoby pracujące zdalnie mogą czasami czuć się odizolowane.

Ponieważ wirtualni asystenci nie przebywają razem z Tobą w biurze, nie możesz zatrzymać się przy ich biurkach, aby sprawdzić, jak wygląda projekt lub porozmawiać o najnowszym hicie Netflixa w oczekiwaniu na rozpoczęcie spotkania. Jeśli nie będziesz świadomie tworzyć możliwości zaangażowania online, stracisz te ulotne, ale kluczowe chwile, które pomagają budować i utrwalać relacje.

Więc jak upewnić się, że Wirtualni asystenci wykonują pracę, za którą płacisz? I, że robią to poprawnie? Jak utrzymać wirtualny zespół zaangażowanym i zmotywowanym? Oto kilka sprawdzonych wskazówek dotyczących sprawdzania efektywności oraz monitorowania i motywowania wirtualnego asystenta. Stosujemy je w Asisty.pl i możemy są one elementem naszej usługi.

SPRAWDZANIE EFEKTYWNOŚCI WIRTUALNEJ ASYSTENTKI

Upewnienie się, że Twój wirtualny asystent jest efektywny to ciągły proces, który powinieneś zacząć od ustalenia jasnych oczekiwań. Oto, co należy zrobić:

1. WYZNACZ CELE I KLUCZOWE WSKAŹNIKI EFEKTYWNOŚCI (KPI)

Wyznaczenie mierzalnych i realnych celów pomaga wirtualnym asystentom w ustalaniu priorytetów zadań, organizowaniu harmonogramów i w zrozumieniu celów każdego projektu. Upewnij się, że zadania i kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) są zapisywane i monitorowane codziennie. Według Dr. Gail Matthews, profesora psychologii na Dominican University w Kalifornii, ludzie są o 42% bardziej skłonni do osiągnięcia swoich celów, jeśli poświęcą czas na ich spisanie.

KPI pozwalają również zmierzyć efektywność i ocenić wpływ pracy WA na Twoją firmę. KPI powinny być tak konkretne, jak to możliwe i powinny odzwierciedlać swoje ogólne cele dla firmy. Wspólne KPI to współczynnik konwersji, wskaźnik utrzymania klienta, generowane leady i całkowita wartość sprzedaży.

2. WYZNACZ JASNE TERMINY

Pomóż swoim WA dotrzymać terminów, jasno określając, co trzeba zrobić w każdym tygodniu. Ważne jest również, aby ustalić jasne harmonogramy dla każdego projektu. Wirtualni asystenci będą w stanie lepiej zarządzać swoim czasem i będą bardziej efektywni, gdy wiedzą dokładnie na kiedy zadania powinny być zakończone i każde z nich znaleźć się w skrzynce odbiorczej.  Wyznaczanie terminów pomaga również mierzyć postępy i zwiększać efektywność pracownika. 

Komunikuj się ze swoimi wirtualnymi asystentami, aby upewnić się, że harmonogramy i terminy są możliwe do osiągnięcia. Podczas gdy efektywność jest ważna, nie chcesz jednak rezygnować z jakości. Upewnij się, że ustalone daty docelowe dają wirtualnemu asystentowi wystarczająco dużo czasu na wykonanie zadań zgodnie z Twoimi standardami.

3. WYZNACZ WYRAŹNE GRANICE

Wyznacz godziny pracy WA – i upewnij się, że oboje ich pilnujecie. Według artykułu Harvard Business Review, to jest czas dla liderów biznesu, aby przemyśleć, co jest uważane za “wysoce efektywne” atrybuty zdalnych pracowników. Należą do nich długie godziny pracy, praca w weekendy i odpowiadanie na e-maile oraz wiadomości błyskawiczne po godzinach pracy.

Dociskanie WA do ich granic spowoduje tylko wypalenie. Niech twoi wirtualni asystenci wiedzą, że chociaż oczekujesz od nich, aby zrobili wszystko, co w ich mocy, to równie ważny jest czas na przerwę i odpoczynek dla zdrowia psychicznego.

MONITOROWANIE WIRTUALNEGO ASYSTENTA

Powinieneś monitorować wirtualną asystentkę nie tylko do sprawdzenia ich efektywności, ale aby mieć oko na ich nastrój i sprawdzić, czy nie ma oznak wypalenia. Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami w zakresie monitorowania osoby.

1. WYMAGAJ CODZIENNYCH RAPORTÓW

Najprostszym sposobem, aby ocenić efektywność WA jest zlecenie tworzenia raportu z wyszczególnieniem zadań, które wykonali w ciągu dnia.

Raport na koniec dnia jest przydatny na wiele sposobów. Oprócz tego, że pomaga zobaczyć działania WA, to przydaje się na bieżąco na statusie projektów i wiesz, ile czasu spędza na nich. Raporty dzienne służą również jako zapisy historyczne, które mogą być przeglądane w celu oceny wydajności pracownika lub pozwalają na wgląd w dany projekt przy interakcji z klientem. W Asisty zautomatyzowaliśmy raporty, które wewnętrznie generowane są automatycznie.

2. WYGOSPODARUJ CZAS NA REGULARNE SPOTKANIA

Badania pokazują, że zwiększenie zaangażowania pracowników zdalnych skutkuje wyższą produktywnością i kreatywnością, mniejszą rotacją pracowników, a nawet obniżeniem kosztów. Jednym z najbardziej skutecznych sposobów na utrzymanie zaangażowanie WA i innych pracowników zdalnych jest stworzenie wewnętrznego systemu komunikacji, który pozwala na bieżący kontakt i poczucie przynależności do firmy.

Zaplanuj cotygodniowe spotkania 1:1 z Wirtualną Asystentką, dzięki czemu możecie porozmawiać o tygodniowych zadaniach, ocenić postępy poczynione w poprzednim tygodniu. Omówić, jak przezwyciężyć wszelkie wyzwania stojące przed WA i upewnić się, że nie ma żadnych nieporozumień. Regularne spotkania wszystkich pracowników są również doskonałym sposobem na trzymaniu się  pracowników celów firmy oraz upewnieniu się, że każdy jest na dobrej drodze. Sprzyja to też budowaniu silnej więzi wśród pracowników.

3. WYMAGAJ KORZYSTANIA Z NARZĘDZIA DO ŚLEDZENIA CZASU PRACY

Pracując z wirtualnymi pracownikami, musisz podjąć dodatkowe kroki chcąc upewnić się, że wykonują oni pracę, za którą płacisz. Ponieważ nie pracujesz w tym samym biurze, najlepszym sposobem na to jest korzystanie z oprogramowania do śledzenia wirtualnych asystentów, które monitoruje ich efektywność w czasie rzeczywistym.

Na czym polega śledzenie wirtualnego asystenta? Aplikacja do śledzenia czasu pracy wirtualnego asystenta pozwala monitorować godziny pracy WA, mieć oko na ilość czasu przeznaczanego na projekty. 

4. CZĘSTO SIĘ ODZYWAJ

Monitorowanie stanu emocjonalnego wirtualnego asystenta jest tak samo ważne jak śledzenie godzin pracy. Dlaczego? Ponieważ pracownicy, którzy są szczęśliwi i zaangażowani, mają tendencję do bycia produktywnymi, podczas gdy ci, którzy są zestresowani lub którzy czują się zaniepokojeni i odłączeni, mają tendencję do bycia nieefektywnymi.

Utwórz czat grupowy na pogawędki poza pracą tak, aby WA mogli pozostać w kręgu poinformowanych i poznać resztę zespołu. Sprawdzaj i pytaj o ich dzień, jak radzą sobie z obciążeniem pracą i jakie są ich problemy. Oczywiście, nie wszyscy pracownicy będą chętni do odpowiedzi na te pytania. Rozważ możliwość stworzenia anonimowych ankiet zwrotnych, aby każdy mógł wyrazić swoje potrzeby.

MOTYWOWANIE PRACOWNIKÓW DO WYTĘŻONEJ PRACY

Zdefiniowałeś oczekiwania i monitorujesz efektywność oraz zaangażowanie swojego WA. Masz świetny start ! Teraz po prostu trzeba zachować swojego WA zmotywowanym przez zachęcanie do ciężkiej pracy. Oto jak:

1. ROZPOZNAJ  ICH ZWYCIĘSTWA

Uznanie jest jednym z najpotężniejszych motywatorów w miejscu pracy. Jest to jeszcze ważniejsze dla tych, którzy pracują zdalnie. Choć wirtualni asystenci są płatnymi wykonawcami i oczekuje się od nich wykonania każdego powierzonego im zadania, pozytywny feedback i pochwała pokażą im, że doceniasz ich pracę i zmotywują ich do większego wysiłku.

Postaraj się też, powiedzieć publicznie o ich sukcesach, gdy osiągną cel lub celebrujcie kamień milowy. Coś tak prostego, jak ogłoszenie na czacie pracowników może przejść długą drogę do tego, aby WA czuli się doceniani.

2. ŚWIĘTUJCIE PROSTYMI PREZENTAMI

Oprócz publicznego doceniania osiągnięć WA, można również pokazać swoje uznanie czymś namacalnym. Rozważ wysłanie karty podpisanej przez cały zespół lub karty upominkowej ze sklepu w lokalizacji WA. Można również zamówić kwiaty lub tort urodzinowy dostarczony do domu WA. Ludzie uwielbiają otrzymywać proste, ale przemyślane smakołyki – a Twój WA z pewnością nie jest wyjątkiem!

3. ZAPEWNIJ MOŻLIWOŚĆ UCZENIA SIĘ I ROZWOJU

Większość WA jest chętnych do nauki nowych umiejętności i poszerzania swojej wiedzy. Daj im możliwość, aby to robili ! Nie tylko zachęcisz do efektywniejszej pracy ale skorzysta również Twoja firma poprzez zwiększenie kompetencji i umiejętności pracowników. Zrobisz to bardziej ekonomicznie poprzez subskrypcję materiałów szkoleniowych, które dają całej firmie dostęp do kursów szkoleniowych online.

PODSUMOWUJĄC

Nie zostawiaj Wirtualnej Asystentki i Asystenta w zawieszeniu po zatrudnieniu i wprowadzeniu do obowiązków. Bez zdefiniowanych parametrów, nie będziesz w stanie ocenić wkładu WA. Będzie to również trudniejsze do określenia, czy zatrudnianie wirtualnego asystenta było tego warte, czy nie. Poświęć trochę czasu, aby określić cele, harmonogramy i granice aby zmodyfikować w razie potrzeby.

Podobnie, jeśli nie śledzisz godzin pracy WA, nie zachęcasz do zaangażowania się i nie motywujesz do ciężkiej pracy. Tracisz przez to okazję do zmaksymalizowania ich potencjału i zapewnienia dobrego zwrotu z inwestycji. Spróbuj znaleźć równowagę między śledzeniem efektywności a zaufaniem do wykonania pracy bez nadzoru. A jeśli Twoje cele nie są spełnione, nie wahaj się zacząć rozmowy, żeby zobacz, gdzie należy iść.

Tych wszystkich rzeczy nie musisz robić, gdy zdecydujesz się na nasze usługi. Sami koordynujemy prace asystentów, przesyłając Tobie jedynie wyniki ich pracy.