Jakie zadania można zlecić Wirtualnym Asystentom?

Wirtualna asysta jest stosunkowo nową usługą. Jeszcze kilka lat temu próżno było szukać tego rodzaju ofert, natomiast aktualnie znalezienie wirtualnej asystentki, bądź asystenta, nie stanowi najmniejszego problemu.

Zadaniem wirtualnych asystentów jest wsparcie w codziennej działalności osób zarządzających w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach. Obejmuje ono wiele obszarów, najczęściej jednak skupia się na pomocy związanej z zadaniami prostymi, powtarzającymi się, czasochłonnymi i administracyjnymi. W naszym menu, w dziale usługi znajdziesz listę tych, które najczęściej są przez nas realizowane. Wirtualna Asysta może polecać m.in. na: przygotowywaniu umów, wystawianiu faktur, monitorowaniu płatności, porządkowaniu elektronicznej dokumentacji, czy wsparciu około-sprzedażowym, około-marketingowym i około-managerskim.

Wirtualni asystenci często specjalizują się w wybranych przez siebie dwóch bądź trzech obszarach działalności. Jedni skupiają się na wsparciu procesów rekrutacyjnych, inni służą pomocą w organizowaniu szkoleń i konferencji, a jeszcze inni zajmują się w planowanie kalendarza, bądź obsługą social mediów.

Jakie zadania można zlecić wirtualnym asystentom?

Wachlarz usług oferowanych przez wirtualnych asystentów jest szeroki. Poniżej przedstawiamy listę zadań, w których możesz oczekiwać wsparcia. Pamiętaj jednak, że ta lista jest otwarta, a od Twojej otwartości i kreatywności zależy to, ile czasu każdego dnia będziesz w stanie uzyskać dzięki wirtualnym asystentom.

Prowadzenie rekrutacji

Wirtualny asystent może zredagować ogłoszenie o pracę, umieścić je na wybranych przez Ciebie portalach, wstępnie wyselekcjonować CV potencjalnych kandydatów i kontaktować się z nimi telefonicznie w celu umówienia rozmowy. Przygotuje dla Ciebie harmonogram rekrutacji lub poprowadzi spotkania w Twoim imieniu.

Prowadzenie social media

Wsparcie w obszarze social media obejmuje przede wszystkim przygotowanie wpisów do mediów społecznościowych oraz prostych grafik np. w Canvie. W grę wchodzi również publikacja postów zgodnie z harmonogramem oraz reagowanie na komentarze. Zdalny asystent może również uruchomić kampanie reklamowe na Facebooku lub przez AdWords.

Obsługa newslettera

Warto utrzymywać kontakt ze swoimi obserwatorami i klientami. Zawsze przy okazji możemy podpowiedzieć co u nas nowego, jakie produkty można u nas kupić i jakie są korzyści współpracy z nami. Wirtualni Asystenci mogą wesprzeć budowę i wysyłkę newslettera.

Aktualizacja treści na stronie

Kolejny obszar, w którym możesz oczekiwać wsparcia to odświeżanie zawartości strony www, bloga lub profilu w mediach społecznościowych. Według Twoich wytycznych zostaną dodane nowe treści i zdjęcia.

Opisy produktów

Stworzenie opisów produktów do Twojego e-sklepu od zera lub dopracowanie już istniejących opisów to kolejne zadanie, które możesz zlecić na zewnątrz swojej firmy.

Moderacja forów/grup

Wirtualny asystent na bieżąco będzie czytał i odpowiadał na komentarze na Twoich grupach lub forach. Zadba o to, aby dyskusja miała merytoryczny charakter i przebiegała w atmosferze wzajemnego szacunku.

Prowadzenie Social Mediów

Facebook, Instagram, Twitter czy LinkedIN? A może wszystko na raz? Od harmonogramu i pomysłu na komunikację, po gotowe treści wpisów i monitorowanie komentarzy – wirtualni asystenci nie są tak dobrzy w tym kontekście jak profesjonalne agencje reklamowe, ale najczęściej biją je na głowę w stosunku ceny do jakości.

Prezentacja

Wirtualny asystent przygotuje zgodnie z Twoimi wytycznymi prezentację produktu lub usługi. PowerPoint nie ma przed nim tajemnic, dlatego chętnie stworzy prezentację od zera, albo zmodyfikuje już istniejącą.

Uzupełnianie systemów informatycznych

Czasami nie ma jak zrobić drogich integracji, a dane z jednego systemu trzeba przenosić do drugiego. Czasem dział sprzedaży nie ma czasu, by uzupełniać system CRM o dane z umów i zamówień. Innym razem wizytówki po ważnej konferencji leżą i się kurzą, zamiast działać na Waszą korzyść. To czasochłonna, ale potrzebna praca. Zleć ją.

Excelowe czary-mary

Potrzebujesz kalkulatora, który będzie liczył prognozę na kolejne miesiące? Potrzebujesz przejrzeć swoją bazę klientów wyodrębniając najlepiej płacących klientów? A może ważne jest dla Ciebie stworzenie narzędzie do ofertowania / tworzenia cenników? Ułatw sobie i zleć wirtualnemu asystentowi przygotowanie rozwiązania.

Wprowadzanie przelewów do systemów bankowych

Jeśli założysz swojemu wirtualnemu asystentowi dodatkowy login na koncie bankowym, może on bez wglądu na stan konta przygotowywać przelewy do autoryzacji. Dzięki temu nie będziesz musiał przepisywać numerów kont z faktur, ani zastanawiać się co pozostało Ci do opłacenia. Wystarczy, że w dowolnym momencie zatwierdzisz je w swojej internetowej bankowości SMSem lub tokenem.

Wsparcie rodziny

Wirtualny asystent nie musi być zarezerwowany tylko dla Ciebie! Może także pomagać dzieciom znaleźć zajęcia dodatkowe, albo pomóc partnerowi w obowiązkach, które dotychczas były przerzucane na Ciebie. Dziel się czasem swojego asystenta z najbliższymi.

Research

Potrzebujesz zebrać w jednym miejscu jak najwięcej informacji o działaniach konkurencji? Chcesz wybrać najlepszą firmę i potrzebujesz porównać wszystkie oferty rynkowe? A może chcesz stworzyć bazę wydarzeń branżowych? Na szczęście nie musisz tego robić samodzielnie.

Organizacja podróży służbowych

Jeśli planujesz podróż służbową, ale brakuje Ci czasu na rezerwację biletów, znalezienie hotelu, przygotowanie harmonogramu spotkań, tym wszystkim chętnie zajmie się Twój wirtualny asystent.

Rezerwacja wizyt

Nie masz czasu na umówienie wizyty u lekarza, kosmetyczki, fryzjerki lub mechanika? Urząd do którego musisz się dostać nie odbiera na bieżąco telefonów, i wisisz na linii przez 15 minut? Wirtualny asystent chętnie wybierze dla Ciebie odpowiednie miejsce i ustali dogodny termin wizyty.

Pomoc w zakupach

Jesteś tak zabiegany, że nie masz czasu zamówić karmy dla swojego pupila? A może zbliżają się urodziny kogoś bliskiego i  potrzebny jest Ci prezent? Deleguj to zadanie wirtualnemu pomocnikowi.

Transkrypcja

Potrzebujesz przetworzyć plik audio na tekst? Wirtualny asystent zajmie się transkrypcją podcastu, wywiadu, czy konferencji lub doda napisy do filmu.

Tworzenie poradników

Chcesz stworzyć wartościowy content, który przyciągnie do Twojej firmy nowych klientów? Jeśli nie masz czasu na samodzielne przygotowanie poradnika lub e-booka, przekaż wytyczne w tym zakresie wirtualnemu asystentowi, który chętnie wyręczy Cię w przygotowaniu ciekawych, merytorycznych treści.

Obsługa e-maili i telefonów

Twoja skrzynka e-mailowa co dzień rano przepełniona jest mnóstwem e-maili, na które chciałbyś, ale nie masz czasu odpowiedzieć? Masz na głowie całą masę obowiązków, a telefon w kieszeni nie przestaje dzwonić? Wirtualny asystent zajmie się kontaktem telefonicznym i e-mailowym z Twoimi klientami.

Prowadzenie kalendarza

Potrzebujesz prawej ręki, która zorganizuje Twój kalendarz w formie papierowej lub elektronicznej? Jeśli nie przepadasz za planowaniem i zdarza Ci się zapomnieć o istotnych spotkaniach i terminach, koniecznie znajdź kogoś, kto Cię w tym wyręczy.

Wystawianie faktur i wsparcie księgowe

Wirtualny asystent zadba o wystawienie dokumentów księgowych w programie, z którego korzystasz. Wystarczy krótka informacja o kliencie, kwocie i tytule płatności. Albo skan zamówienia, do którego jest potrzebna faktura.

Monitoring płatności

Sprawdzenie, czy klienci uregulowali płatności oraz ponaglenie ich telefonicznie lub e-mailowo to kolejne zadania, w które nie musisz osobiście się angażować. Cashflow łatwo można poprawić, gdy ktoś zajmuje się nim priorytetowo.

Tworzenie ofert handlowych

Jeśli chcesz stworzyć ofertę handlową, która zbuduje Twój wizerunek i trwałe relacje z klientami, przekaż swoje oczekiwania w tym zakresie wirtualnemu asystentowi. Dopilnuje on, aby oferta była dopracowana i skuteczna.

Uzupełnianie umów

Nie masz czasu na żmudne czynności, takie jak uzupełnianie umów firmowych o dane kontrahentów, czy obsługa oprogramowania CRM? W zadaniach z tym związanych bez wątpienia możesz liczyć na pomoc.

Organizacja konferencji i webinarów

Wirtualny asystent zarezerwuje salę, zaprosi gości, przygotuje plan ramowy spotkania i roześle materiały informacyjne. Zadba też o jakość konferencji online, wybierając optymalne narzędzie. Sporządzi notatki ze spotkania. Wesprze Cię w odpowiadaniu na pytania uczestników.

Przygotowanie materiałów reklamowych

Asystent online pomoże Ci zaprojektować ulotki, plakaty i inne materiały promocyjne. Zleci ich wydruk i przypilnuje dostawy. Będzie żywo zainteresowany tym, co dla firmy bywa drugo lub trzecioplanowe w przypadku przygotowań do np. konferencji.

Co zyskujesz na współpracy z wirtualnym asystentem?

Jak widzisz, zdalny asystent jest w stanie wesprzeć Cię w naprawdę wielu zadaniach. Współpraca z nim może sprawić, że zyskasz cenny czas, który będziesz mógł poświęcić, na cokolwiek zechcesz – od ważniejszych spraw w Twojej firmie, do zajęć prywatnych. Już samo sprawdzanie skrzynki e-mail i odpowiadanie na wiadomości może zająć nawet godzinę dziennie. Ten czas możesz przeznaczyć na inne, ważniejsze dla Ciebie sprawy.

Czy naprawdę Wirtualny Asystent lub Wirtualna Asystentka jest w stanie tyle zrobić dla mnie i mojej firmy?

Cóż… Nie 😊

Ale zespół Wirtualnych Asystentów – jak najbardziej!

Tym właśnie różni się Asisty.pl od innych usług na rynku. Tworzymy zespół, który jest w stanie pomóc Ci na różnych płaszczyznach – nie tylko w 2-3, w których standardowo specjalizuje się Wirtualny Asystent. U nas możesz wykorzystać godzinę u specjalisty ds. Excela, aby następnie godzinę poświęcił Ci nasz copywriter.