Bycie dyrektorem generalnym własnej firmy zwykle oznacza, że robi się wszystko. Bycie kierownikiem działu oznacza, że odpowiedzialność rośnie. Zaangażowanie w biznes na tym poziomie jest absolutnie wskazane. Jednak może to być szkodliwe zarówno dla Twojego zdrowia fizycznego, jak i psychicznego. Odpuszczenie jest trudne, ale wręcz konieczne. Aby osiągnąć najlepszy możliwy rezultat, należy zacząć od mądrego wykorzystania swoich zasobów. Twój czas i energia są Twoim najcenniejszym zasobem – wykorzystaj je dobrze, zatrudniając wirtualną asystentkę.
Zatrudnienie wirtualnej asystentki może nie być rozwiązaniem, które rozważyłbyś jako pierwsze. Jednak to jest to, co przyniesie Ci największą korzyść. WA mogą być bardzo przydatni – jeśli wiesz, jak ich zatrudnić i jak z nich korzystać prawidłowo. W tym przewodniku będziemy uczyć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o zatrudnianiu i zarządzaniu wirtualnymi asystentami, aby poprawić zdrowie i wydajność zarówno Twoją jak i Twojej firmy!
Kto to jest wirtualny asystent?
Z pewnością słyszałeś o pojęciu wirtualnej asystentki, ale być może nie wiesz, jaki jest zakres obowiązków na tym stanowisku. Wirtualny asystent to osoba, która świadczy różnego rodzaju usługi na rzecz przedsiębiorców lub firm z odległej lokalizacji. Ich popularność rośnie, a oni są zatrudniani do wykonania różnych zadań i obowiązków, które pomagają złagodzić stres i obciążenie pracą kierownika, dyrektora generalnego lub menedżera.
WA pomagają właścicielom firm, podobne do asystentów wykonawczych i osobistych asystentów w swoich rolach, przejmując pewne zadania. Ponieważ zakres prac jest bardzo szeroki, to najlepiej, aby omówić, od pierwszego kroku w procesie selekcji, co byłoby oczekiwanie od WA i jak mogą usprawnić twoją małą firmę i codzienną pracę.
Jakie zadania może wykonywać wirtualny asystent?
To jest jeden z największych zalet zatrudniania WA – nie mogą zrobić wszystkiego (najczęściej nie świadczą usług eksperckich), ale na pewno mogą zrobić wiele. Wirtualni asystenci świadczą różne codzienne zadania administracyjne, takie jak odpowiadanie na e-maile, planowanie spotkań, realizacje prostych zadań firmowych czy organizowanie podróży. Ponieważ wykonują swoje obowiązki zdalnie, potrzebują jedynie połączenia z Internetem. W tej roli wirtualni asystenci pracują, aby umożliwić swoim pracodawcom skupienie się na realizacji dużych celów firmy.
Obowiązki i zakres zadań:
- Pomoc klientom przy wszelkich zadań administracyjnych,
- Obsługa klienta,
- Odpowiadanie na e-maile i rozmowy telefoniczne,
- Planowanie spotkań,
- Rezerwacja i planowanie podróży,
- Zarządzanie listą kontaktów,
- Porządkowanie dokumentów i kalendarzy pracodawcy,
- Porządki w systemie CRM,
- Koordynacja projektów w popularnych narzędziach takich jak Asana, Trello, Bitrix24 i inne,
- Prowadzenie konta na LinkedIN,
- Wybieranie podwykonawców i dostawców usług,
- Pomoc przy publikacji ogłoszeń oraz rekrutacji.
Czy istnieją różne rodzaje Wirtualnych Asystentek?
Biorąc pod uwagę, jak wiele może wejść w zakres WA, nie jest zaskoczeniem, że jest kilka ich typów. Zanim zaczniesz proces zatrudniania, najpierw spójrz na te dwa i zdecyduj, który z nich najlepiej pasuje do Twoich potrzeb.
Ogólny wirtualny asystent
Po pierwsze, jest to najbardziej powszechny typ – ogólny wirtualny asystent. Ktoś kto wykonuje tę pracę jest bardzo zorganizowany, szybko reaguje i nie ma problemu z pracą pod presją czasu lub z brakiem pewnych informacji. Jego zadaniem jest śledzenie administracyjnej części. Jest zawsze poinformowany o harmonogramie i planach swoich przełożonych, jak również o rzeczach takich jak harmonogramy podróży, plan treści w mediach społecznościowych, e-maile i wszelkiego rodzaju innych zobowiązaniach i terminach. Ich stanowisko nie przyczynia się bezpośrednio do generowania przychodów, a ich wydajność można mierzyć liczbą zadań, które udało im się wykonać.
Wyspecjalizowany wirtualny asystent
Drugi typ to wyspecjalizowany wirtualny asystent – osoba odpowiedzialna za bardzo specyficzny proces. W przeciwieństwie do ogólnych WA, wyspecjalizowani WA mają swoją wąską specjalizację – obszar, w którym mogą realizować swoją wiedzę i wcześniejsze doświadczenie. Zwykle koncentrują się na tym jednym temacie i konkretnym zestawie umiejętności, bez rozdrabniania się na inne obszary. Z tego powodu są również drożsi, ale zazwyczaj nie wymagają żadnych dodatkowych szkoleń.
Niektóre zadania, które mogą wykonywać to:
- Prowadzenie sprawozdań w plikach Excel,
- Zarządzanie projektami,
- Proste projektowanie graficzne,
- Zarządzanie mediami społecznościowymi,
- Publikowanie treści na WordPress lub innym CMS.
W Asisty.pl łaczymy te 2 typy asystentów, dzięki czemu możesz nam zlecać różny typ zadań.
Jak wybrać, które zadania delegować do WA?
Jeśli można delegować prawie wszystko do wirtualnych asystentów, jak zdecydować, które zadania są odpowiednie, a które nie?
Jeśli chcesz mieć kogoś odpowiedzialnego za konkretne zadania i procesy, z Twoim wkładem, szkoleniem i instrukcjami, powinieneś albo go przeszkolić, albo przygotować instrukcję, która sprawi że cały proces będzie prosty do delegowania (w Asisty często robimy to razem z klientem / zamiast niego). Oprócz projektów bardzo łatwo jest delegować rzeczy oczywiste – prace administracyjne, powtarzające się zadania, które są niezbędne dla Twojej firmy, ale niekoniecznie muszą być wykonane przez Ciebie. Wprowadzanie danych nie jest czymś, co prezes powinien robić, ale często musi. Ten rodzaj zadania jest idealny dla Wirtualnej Asystentki.
Wyspecjalizowani Wirtualni Asystenci powinni być wykwalifikowani w sprawach, w których CEO/manager nie są i nie powinni być odpowiedzialni za zadania, ale za wyniki. Instrukcje, które powinni dostać, są o tym, co zrobić, ale nigdy o tym, jak to zrobić.
Przykład
Dział sprzedaży. Twój ogólny Wirtualny Asystent może umieścić informacje o potencjalnych klientach w arkuszu kalkulacyjnym, może śledzić CRM i wysłać zimne e-maile. Wyspecjalizowany Wirtualny Asystent może z Twojego konta na LinkedIN trafić bezpośrednio do grupy docelowej i rozpocząć konwersację.
Istnieje inny sposób patrzenia na to, co powinno i nie powinno być zlecane na zewnątrz, niezależnie od tego, kto się na to zdecyduje. Każde zadanie może pasować do jednego z tych czterech kryteriów.
Pierwszy typ to zadania, które powinien wykonywać właściciel firmy – są to zadania o wysokiej wartości, a CEO/manager/specjalista jest zazwyczaj dobrzy w ich wykonywaniu i chce je wykonywać – budowanie marki, tworzenie strategii, nawiązywanie relacji partnerstw, zatrudnianie najlepszych kandydatów, programowanie, sprzedaż – zamienianie ich w wartościowych członków zespołu… Są to zadania, których nigdy nie powinieneś zlecać nikomu na zewnątrz.
Drugi typ to zadania, z którymi przedsiębiorcy mają problem – małe, mniej wartościowe zadania, które albo lubią robić (tworzenie arkuszy kalkulacyjnych Excela, organizowanie spotkań zespołowych, tworzenie prezentacji Powerpoint, przepisywanie podcastów), albo mają problem z ich odrzuceniem. Jak tylko CEO zda sobie sprawę, że nie może i nie musi robić wszystkiego sam, jego firma będzie się rozwijać, a lista rzeczy do zrobienia będzie znacznie krótsza.
Pozostałe dwa typy również należą do kategorii outsourcingu. Dlaczego? Cóż, numer trzy to zadania, których prezes nie chce robić, ale może łatwo zatrudnić kogoś do ich wykonania. Na przykład aktualizowanie baz danych, śledzenie zamówień, kontraktów czy miesięcznych płatności, wysyłanie e-maili, organizowanie konferencji itp.
Ostatni, ale nie mniej ważny, to typ zadań, które są idealne dla wyspecjalizowanego Wirtualnego Asystenta – ponieważ CEO nie może ich zrobić sam ze względu na brak umiejętności lub wiedzy albo jednego i drugiego. Powinny być one pierwszymi, które powinny być zlecane na zewnątrz. Nasze specjalizacje możesz znaleźć w zakładce Menu-Usługi.
Kiedy powinieneś zatrudnić wirtualną asystentkę?
Czy kiedykolwiek spotkałeś przedsiębiorcę, który nigdy nie zmagał się z delegowaniem zadań? Cóż, my też nie. Z definicji przedsiębiorcy są przyzwyczajeni do robienia wszystkiego samemu, biorąc pod uwagę, że zazwyczaj budują swój biznes od podstaw – z ich krwi, potu i pomysłów. Nie są przyzwyczajeni do dzielenia się odpowiedzialnością, a to bardzo często prowadzi do wypalenia. To tutaj Wirtualni Asystenci wchodzą do gry.
Jedną z rzeczy, które odróżniają wielkich Wirtualnych Asystentów od dobrych jest fakt, że te pierwsze mają swój zespół. To jest po prostu niemożliwe, aby uruchomić udany biznes samodzielnie. Twoja firma musi być skalowalna – operacje, struktura, kultura… Ale nie można skalować siebie. Dlatego właśnie, aby podjąć najlepszą możliwą decyzję strategiczną dla swojego biznesu – musisz zatrudnić kogoś do pomocy. Tak samo w przypadku rosnących firm, jak i w przypadku usług Wirtualnej Asysty. Dlatego W Asisty stawiamy na zespół ludzi, którzy uzupełniają się swoimi kompetencjami.
Nie każde zadanie, które ma CEO, jest warte zachodu. Jak rozpoznać, że część z nich trzeba zlecić na zewnątrz? Cóż, pierwsza wskazówka jest bardzo prosta – czy pracujesz więcej niż osiem godzin dziennie? Albo, lepiej, czy pracujesz więcej niż dwanaście?
Rozwiązaniem nie jest rezygnacja ze snu, ale mniejsza ilość pracy. Tak, słyszysz to tutaj jako pierwszy – aby osiągnąć więcej, powinieneś pracować mniej. Mniej zadań o niższej wartości, które nie przyczyniają się bezpośrednio do wzrostu przychodów, nie są częścią Twojej podstawowej działalności i – co najważniejsze – mogą być wykonane przez kogoś innego. W ten sposób można powiedzieć, że potrzebujesz wirtualnego asystenta, ponieważ będzie robić te zadania dla Ciebie – obowiązki administracyjne, planowanie, obsługa klienta, zarządzanie e-mail, zarządzanie biurem, księgowość, itp.
Nawet wtedy, gdy prezesi/managerowie wiedzą, że będą potrzebować Wirtualnej Asystentki, odkładają tę decyzję. Wydaje im się, że łatwiej zrobić wszystko samemu niż inwestować w zatrudnianie i szkolenie kogoś innego. To również wydaje się być wydatkiem, którego można uniknąć. Jednak ten sposób pracy nie może trwać długo, więc ostatecznie osobą, która traci na tym najbardziej jest CEO. A jeśli jesteś przedsiębiorcą – Twój biznes to Ty. Jeśli ty cierpisz, cierpi również firma. Dlatego najlepszy czas, aby zatrudnić Wirtualną Asystentkę to wczoraj.
Nie ma potrzeby czekać, aż będziesz gotowy, osiągniesz jakiś cel czy datę w kalendarzu. Zatrudnij kogoś, zanim pojawią się problemy, o których wspomnieliśmy, zatrudnij kogoś jako profilaktykę, aby do tego nie doszło. Możesz czuć, że nie możesz sobie na to pozwolić, ale pozwolić sobie na utratę biznesu nie jest lepszą alternatywą.
Dlaczego warto zatrudnić wirtualnego asystenta?
Powiedzieliśmy już, co WA może zrobić dla Ciebie. Odpowiedź brzmi, że mogą zrobić wiele, ale to nie pomoże, jeśli nie skorzystasz w pełni z zalet, które ci oferują – uwalniając się od powtarzających się, czasochłonnych zadań. Od tego co zrobisz z zaoszczędzonym czasem zależy, w którym kierunku pójdzie Twoja firma.
Należy zatrudnić WA nie tylko dlatego, że może wykonywać usługi asystenckie dla Ciebie, ale dlatego, że może uwolnić twój czas, aby zrobić to, co prezesi powinni robić cały dzień – uczyć się i doskonalić, realizować strategie, prowadzić badania, prowadzić i zarządzać swoją firmą i wszystkimi pracownikami w niej. Twoje lata doświadczenia powinny być wykorzystane w dobrym celu – poprzez wymyślanie nowych innowacyjnych pomysłów i koncentrowaniu się na swoich mocnych stronach. Będziesz wiedział, że zatrudniłeś najlepszego wirtualnego asystenta, gdy zobaczysz, że Twoje przychody wzrosną. To może wydawać się trudne do połączenia kropek na początku, ale ich zaangażowanie w dzień biznesowy będzie robić różnicę.
Ile kosztuje zatrudnienie wirtualnego asystenta?
Jednak zatrudnianie wirtualnych asystentów jest zazwyczaj bardzo opłacalną metodą poprawy swojej firmy. Ich ceny na rynku mieszczą się w przedziałach 30-100 złotych netto za godzinę. Taniej – najczęściej się nie da ze względu na koszty życia i działania, w których WA nie zarabia (np. czas sprzedaży). Jeśli natomiast ktoś jest sprawdzony, ma wielu klientów i jest w stanie ich utrzymać przy wysokiej stawce – może sobie pozwolić nawet na 100 złotych za godzinę. W Asisty nasze stawki najczęściej wychodzą między 40 a 50 złotych netto.
Gdzie znaleźć wirtualnego asystenta?
Kiedy już dojdziesz do wniosku, że Wirtualna Asystentka nie jest opcją, ale koniecznością, aby Twoja firma mogła się rozwijać to musisz zacząć go szukać. Proces rekrutacji może być długi i złożony, ale korzystając z naszych usług – nie musisz tego robić. Zrobiliśmy to już za Ciebie.
Nie powinieneś szukać kogoś, kto jest taki jak ty, co większość ludzi, zwłaszcza przedsiębiorców, ma tendencję do robienia. Chociaż będą pomagać ci bezpośrednio, jeśli posiadają zestaw umiejętności, który różni się od twojego, będą w stanie pomóc ci o wiele lepiej.
Jak zarządzać wirtualnym asystentem?
Praca z kimś na odległość nie dla każdego jest czymś naturalnym. Faktycznie, nie przychodzi ona naturalnie większości. Ale, tak jak w przypadku każdej innej umiejętności, można się jej nauczyć. Aby skutecznie zarządzać kimś, kto pracuje dla Ciebie, ale nie z Tobą, musisz myśleć nieszablonowo i wdrażać nowe sposoby myślenia.
Jedna rzecz, która ustawi poziom dla relacji biznesowych jest komunikacja – częstotliwość, sposób komunikacji, czas trwania… Przewidywalność pracy i obowiązków zamiast chaosu zawsze będzie pomocne – tak w przypadku klasycznych pracowników, jak i zdalnych Wirtualnych Asystentów.
Wirtualni asystenci to nie tylko najnowszy trend w biznesie – to kluczowy element udanego biznesu. Zatrudnienie takiej osoby pomoże Ci szybciej osiągnąć cele i obniżyć poziom stresu. Pomóż sobie, tworząc listę zadań, które można zlecić na zewnątrz i poszukaj kogoś, kto uzupełni Twoje mocne i słabe strony. A z całym zaoszczędzonym czasem – pracuj nad strategią i kontynuuj pracę nad swoim biznesem i sobą!
Najnowsze komentarze