Prowadzenie firmy wymaga wykonywania wielu obowiązków jednocześnie. Właściciele często odpowiadają nie tylko za pozyskiwanie klientów czy rozbudowywanie oferty, ale również za zadania administracyjne, rozliczenia oraz kwestie techniczne. Z czasem ich liczba rośnie do tego stopnia, że samodzielna realizacja staje się niemożliwa. Na tym etapie rozwoju niezbędne okazuje się wsparcie w obszarze back office, czyli zaplecza administracyjnego i operacyjnego. To obszar przejmujący procesy, które nie są bezpośrednio związane z obsługą klienta, ale mają ogromny wpływ na sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Dla małych firm utrzymywanie specjalistów z różnych dziedzin na etacie nie zawsze jest opłacalne. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na delegowanie wybranych obowiązków zewnętrznym podwykonawcom. Takie rozwiązanie pozwala korzystać z potrzebnych kompetencji i narzędzi bez konieczności rozbudowywania zespołu.
Dlaczego warto delegować część obowiązków?
W początkowej fazie działalności wielu przedsiębiorców wykonuje większość zadań samodzielnie. Z czasem jednak codzienne obowiązki administracyjne zaczynają ograniczać możliwość skupienia się na działaniach rozwojowych. Przygotowywanie dokumentów, rozliczenia czy aktualizowanie danych klientów nie generują bezpośrednio przychodów, a mimo to wymagają systematyczności i skrupulatności.
Zlecanie na zewnątrz wybranych procesów pozwala odzyskać czas potrzebny na działania strategiczne lub rozwój portfolio. Co ważne, przedsiębiorca nie musi zatrudniać kolejnych pracowników i ponosić związanych z tym kosztów. Korzysta wyłącznie z takiego zakresu wsparcia, jaki jest potrzebny w danym momencie.
Dodatkową korzyścią jest dostęp do specjalistycznej wiedzy. Mała firma może korzystać z doświadczenia księgowych, specjalistów IT czy marketerów, bez konieczności tworzenia nowych stanowisk pracy.
Jakie zadania back office najczęściej trafiają do outsourcingu?
Zakres obowiązków, które można przekazać na zewnątrz, jest bardzo szeroki. Najczęściej delegowane są zadania powtarzalne, wymagające specjalistycznej wiedzy lub zajmujące dużo czasu.
Wsparcie administracyjne i zarządzanie dokumentacją
Jednym z najpopularniejszych obszarów outsourcingu jest administracja. Obejmuje ona między innymi przygotowywanie dokumentów, archiwizację danych czy organizację obiegu informacji w firmie.
Naturalnym rozszerzeniem tych działań jest cyfryzacja dokumentów, dzięki której przedsiębiorstwo może ograniczyć ilość papierowej dokumentacji i usprawnić dostęp do potrzebnych informacji. Zewnętrzni specjaliści mogą odpowiadać za porządkowanie zasobów, katalogowanie plików oraz wdrażanie elektronicznych procedur obiegu dokumentów.
Księgowość i rozliczenia finansowe
Prowadzenie rozliczeń wymaga znajomości przepisów oraz regularnego śledzenia zmian prawnych. Z tego względu wiele małych firm decyduje się na profesjonalne wsparcie księgowe.
Do najczęściej delegowanych obowiązków należą prowadzenie ksiąg, rozliczenia podatkowe, przygotowywanie deklaracji oraz fakturowanie klientów. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi poświęcać czasu na analizowanie przepisów ani obawiać się błędów formalnych.
Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie w działalnościach usługowych, kancelariach, gabinetach specjalistycznych czy niewielkich firmach handlowych, gdzie liczba dokumentów systematycznie rośnie.
Aktualizacja danych i obsługa systemów
Wiele przedsiębiorstw korzysta z systemów CRM, platform sprzedażowych oraz narzędzi do zarządzania projektami. Aby były one skuteczne, wymagają regularnego uzupełniania i aktualizowania danych.
Do zadań, które można bez problemu delegować, należy uzupełnianie systemu CRM, aktualizacja informacji o klientach czy budowa bazy danych potencjalnych kontrahentów. Dzięki temu zespoły sprzedażowe pracują na aktualnych informacjach i mogą skuteczniej planować działania handlowe.
To szczególnie przydatne rozwiązanie dla firm B2B, agencji marketingowych czy doradców biznesowych.
Back office związany z obsługą zamówień i procesami sprzedażowymi
W przypadku sklepów internetowych znaczną część czasu pracy zajmują działania związane z realizacją zamówień. Chociaż klient widzi jedynie końcowy efekt, za każdą transakcją stoi wiele procesów organizacyjnych.
Outsourcing może obejmować między innymi wypełnianie zamówień, aktualizację danych produktowych, kontrolę dokumentów sprzedażowych czy koordynację współpracy z firmami kurierskimi. Dzięki temu właściciel sklepu może skoncentrować się na sprzedaży i działaniach marketingowych zamiast na codziennej obsłudze operacyjnej.
Wsparcie IT bez konieczności tworzenia etatu
Nowoczesny biznes jest całkowicie zależny od technologii. Jednocześnie zatrudnienie informatyka na pełen etat to dla wielu firm zbyt duże obciążenie finansowe. Z tego względu przedsiębiorcy często korzystają z outsourcingu usług IT. Zewnętrzni specjaliści mogą odpowiadać za konfigurację sprzętu, zarządzanie dostępami, aktualizacje oprogramowania, wsparcie użytkowników czy monitorowanie bezpieczeństwa danych.
Dzięki takiemu wsparciu firma ma dostęp do kompetencji technicznych wtedy, gdy są potrzebne, bez ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem stałego stanowiska.
Jakie firmy najwięcej zyskują na delegowaniu zadań?
Z outsourcingu korzystają przedsiębiorstwa o zróżnicowanym profilu działalności. Wśród nich znajdują się między innymi sklepy internetowe, agencje marketingowe, software house’y, kancelarie prawne, biura projektowe, firmy budowlane oraz jednoosobowe działalności gospodarcze.
Delegowanie obowiązków pozwala elastycznie dostosowywać zakres wsparcia do aktualnych potrzeb. W okresach większego obciążenia można zwiększyć liczbę realizowanych zadań, a w spokojniejszych miesiącach ograniczyć zakres współpracy.
Najważniejsze korzyści z outsourcingu
Przekazywanie zadań zewnętrznym specjalistom pozwala przede wszystkim ograniczyć koszty związane z rekrutacją, szkoleniem i utrzymaniem stanowisk pracy. Firma płaci wyłącznie za zrealizowane usługi, a nie za etaty.
Istotną zaletą delegowania jest również większa ciągłość działania. W przypadku nieobecności jednej osoby obowiązki mogą zostać przejęte przez innego specjalistę, co eliminuje ryzyko przestojów.
Outsourcing zapewnia także dostęp do aktualnej wiedzy, nowoczesnych narzędzi oraz specjalistycznych kompetencji, które dla małej firmy mogłyby być trudne lub zbyt kosztowne do pozyskania we własnym zakresie.
Zewnętrzny back office wsparciem rozwoju małej firmy
Chociaż back office jest niewidoczny dla klienta, jego znaczenie dla funkcjonowania przedsiębiorstwa jest niepodważalne. Właśnie w tej sferze realizowane są procesy administracyjne, finansowe i organizacyjne, które wpływają na sprawne działanie całej firmy. Przekazanie wybranych obowiązków zewnętrznym specjalistom pozwala zredukować koszty, zapewnić ciągłość działania i zyskać dostęp do wielu kompetencji bez konieczności tworzenia nowych stanowisk pracy. Dzięki temu rozwiązaniu właściciele małych firm mogą poświęcić więcej czasu na działaniom strategicznym.