100 zadań, które możesz zlecić Wirtualnej Asystentce

Wirtualne usługi asystenckie są kluczowym składnikiem pomagającym firmom ruszyć z miejsca. Zarówno tym, które są we wczesnej fazie rozwoju (5-10 osób) i nie wyrabiają się z wszystkimi zadaniami, jak i dużym firmom, które zamiast zatrudniać osobę na stałe – wolą korzystać z dodatkowego czasu pracy zewnętrznego zespołu.

Outsourcing niektórych czasochłonnych obowiązków do wirtualnej asystentki pomoże Ci skupić się na podstawowych działaniach biznesowych i skalowaniu firmy. W przypadku większych firm – zaoszczędzi pieniądze na rekrutacji, umożliwi rozpoczęcie pracy “od zaraz” i sprawi, że każdy pracownik będzie mógł lepiej wykorzystywać swoje naturalne talenty, delegując na zewnątrz zbędne czynności.

W tym artykule wyjaśnimy, czym są usługi wirtualnego asystenta / outsourcingu i pomożemy Ci zdecydować, co warto zlecić na zewnątrz. Przedstawimy również 100 zadań, które możesz zlecić wirtualnemu asystentowi. 

Zaczynajmy.

Na czym polega praca wirtualnego asystenta?

Wirtualny asystent to osoba, która świadczy różne usługi dla przedsiębiorców lub firm z odległej lokalizacji za pomocą internetu.

Usługi wirtualnego asystenta znacznie wzrosły na przestrzeni lat.

Praca wirtualnego asystenta jest atrakcyjna dla większości osób, ponieważ oferuje:

• Elastyczne godziny pracy
• Pracę zdalną
• Konkurencyjne wynagrodzenie
• Więcej czasu dla rodziny, itp.

Jak Wirtualny Asystent może Ci pomóc?

Wirtualny Asystent może zarówno pomóc w procesach, które na co dzień odbywają się w Twojej firmie jak i zaoszczędzić Twój czas w tygodniu pracy. 

Właściciele małych firm (MŚP) mogą również korzystać z zatrudniania WA, nie ponosząc kosztów związanych z przygotowaniem odpowiedniego miejsca pracy dla pracownika. Wystarczy zapłacić WA za usługi, które wykonali zgodnie z warunkami umowy.

Czasami możesz czuć się wypalony zawodowo, ponieważ masz nadmiar zadań i obowiązków – zwłaszcza, jeśli jesteś jedną osobą, która pracuje nad pracą, która w normalnym przypadku powinna być wyznaczona dla pięciu osób. 

W takim przypadku tym bardziej warto zatrudnić wirtualną asystentkę lub skontaktować się z firmą zatrudniającą wirtualnych asystentów, aby pomóc znaleźć rozwiązanie, które będzie odpowiednie dla Ciebie.

Ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że usługi wirtualnej asysty nie są usługami eksperckimi. Mają dostarczyć czas, uwolnić z natłoku zadań, ale nie uzyskasz za ich pomocą “zakodowania strony internetowej” lub stworzenia “strategii marketingowej”.

Wirtualni Asystenci będą koncentrować się na zadaniach, które zazwyczaj zabierają Twój czas jako przedsiębiorcy / managera działu, a Ty będziesz mógł skupić się na rozwoju firmy. 

Zasadniczo, wirtualni asystenci są oszczędnością czasu, a czas to pieniądz.

Jak zdecydować, co powinieneś zlecić WA ?

Kiedy jesteś właścicielem małej firmy, będziesz miał setki zadań do wypełnienia, zanim skończy się dzień. Od księgowości po zarządzanie mediami społecznościowymi – codziennie będziesz mieć dużo na głowie.

Chris Ducker, wirtualny CEO i wydawca ChrisDucker.com, zaleca każdemu przedsiębiorcy stworzenie “3 list do wolności”, aby odnieść ogromny sukces w biznesie.  

Oto trzy listy, które pomogą Ci wykorzystać swój czas bardziej efektywnie i zwiększyć produktywność:

• Rzeczy, których nie znosisz robić
• Rzeczy, których nie możesz zrobić sam
• Rzeczy, których nie powinieneś robić

Pierwsza pozycja jest bardzo prosta: wypisz to, czego nie lubisz robić w swojej firmie na co dzień. Może to być cokolwiek, od księgowości po zadania administracyjne.

Druga rzecz to codzienne elementy firmy, w których nie masz żadnego doświadczenia, na które składa się marketing w mediach społecznościowych czy projektowanie graficzne.

Wreszcie, według Duckera, trzecia pozycja fundamentalnie zmieni Twój biznes i jest “game-changerem”. Zadaj więc sobie szczere pytanie: “Czego nie powinienem robić?”. Pamiętaj, że nie jesteś superbohaterem.

Ducker mówi, że jest to w zasadzie mapa drogowa do podjęcia decyzji o zatrudnieniu wirtualnego asystenta lub wirtualnych asystentów.

100 zadań, które można zlecić wirtualnemu asystentowi już dziś

Oto lista zadań, które można zlecić wirtualnej asystentce: 

1) Obowiązki: Ogólna wirtualna pomoc

Podobnie jak koszty pracy, koszty wsparcia administracyjnego są dużym obciążeniem dla małych firm, gdy są mierzone zarówno w czasie, jak i pracownikach.

Zadania administracyjne, takie jak zarządzanie pocztą elektroniczną, fakturowanie, obsługa zapytań klientów i FAQ może zmniejszyć ilość czasu właściciela małej firmy, aby skupić się na innych istotnych działaniach. 

To właśnie tutaj ogólny wirtualny asystent może pomóc. Mogą oni wykonywać zadania menedżera konta, marketera, menedżera projektu lub cokolwiek, czego potrzebujesz. 

Pracują podobnie jak osobisty asystent, ale z wirtualnego biura w odległej lokalizacji. Można więc uniknąć kosztów ogólnych, takich jak wynajem nieruchomości dla biura, zakup sprzętu biurowego, itp.  

Oto kilka prozaicznych zadań administracyjnych, które wirtualny osobisty asystent może wykonać, dzięki czemu możesz skupić swoją energię na rozwoju firmy:

1. Księgowość i obowiązki związane z listą płac: obliczanie godzin, uzupełnianie wydatków, aktualizacja wynagrodzeń.
2. Recepcjonistka i automatyczna sekretarka: obsługa przychodzących połączeń telefonicznych, zostawianie wiadomości głosowych i sprawdzanie wiadomości.
3. Tworzenie baz danych, wprowadzanie i aktualizacja (sprzedaż, generowanie leadów, kontakty, CRM, itp.).
4. Wykonywanie czynności bankowych, takich jak przygotowywanie przelewów do wysyłki, które wymagają Twojej akceptacji i autoryzacji.
5. Wystawianie i wysyłanie faktur dla klientów.
6. Tworzenie, formatowanie, przechowywanie i prezentowanie cotygodniowych raportów dotyczących sprzedaży, produktów, godzin i zadań.
7. Sprawdzanie poczty elektronicznej, odpowiadanie na zapytania klientów i zarządzanie spamem.
8. Organizowanie zgłoszeń do pomocy technicznej i udział w obsłudze klienta.
9. Tworzenie i wysyłanie kartek okolicznościowych, zaproszeń, biuletynów i podziękowań.
10. Zarządzanie kalendarzem: zakładanie, aktualizowanie i zarządzanie ważnymi wydarzeniami.
11. Planowanie spotkań z potencjalnymi klientami i innych spotkań sprzedażowych. 
12. Zakładanie i utrzymywanie kont w chmurze (DropBox, OneDrive, Google Drive).
13. Konwertowanie, łączenie i dzielenie plików PDF.
14. Przygotowanie materiałów szkoleniowych dla nowego pracownika zdalnego.
15. Tworzenie dokumentów z odręcznych szkiców, faksów i nagrań.
16. Tworzenie formularzy lub ankiet w celu uzyskania informacji zwrotnych od klientów.
17. Korekta dokumentów i innych materiałów biurowych.
18. Tworzenie wykresów z arkuszy kalkulacyjnych.

2) Obowiązki: Tworzenie i zarządzanie contentem / usługi copywritera.

Jednym z największych mitów jest to, że każdy może pisać treści, włączając w to przedsięwzięcia związane z content marketingiem. To przekonanie jest błędne, dlatego też wiele projektów marketingowych kończy się niepowodzeniem. 

Jak wszystko inne, pisanie treści jest formą sztuki.

Pomocne byłoby posiadanie eksperta od pisania lub marketingu, który mógłby zaplanować i przeprowadzić kampanię contentową. Innymi słowy, grafik lub twórca stron internetowych nie powinien być odpowiedzialny za pisanie wpisów na blogach, informacji prasowych czy newsletterów.

Doskonały autor treści i bloger będzie rozumiał: 

• Jak pisać do konkretnej grupy odbiorców.
• Jak pisać w konserwatywnym/zachowawczym, ale wciągającym tonie.
• Jak dotrzeć do sedna sprawy bez poświęcania kilku akapitów, aby to osiągnąć.

Oto, co wirtualni copywriterzy mogą zrobić:

1. Tworzyć artykuły i wpisy na bloga.
2. Gościnne posty i gościnne wpisy na bloga.
3. Tworzyć informacje prasowe i newslettery oraz wysyłać do centrum informacji prasowych.
4. Tworzyć materiały z content marketingu, takie jak infografiki, white papers czy artykuły.
5. Projektować broszury i tworzyć treści do nich.
6. Publikować obszerne poradniki oraz recenzje książek branżowych.
7. Tłumaczyć materiały marketingowe firmy na inne języki.
8. Pisać i wysyłać artykuły do gazet i serwisów internetowych.
9. Tworzyć listę artykułów na tematy związane z branżą.
10. Odpowiadać na komentarze na blogu firmowym.
11. Przeprowadzać wywiady ze specjalistami z branży w celu napisania pogłębionego raportu o rynku.
12. Przeprowadzać wywiady z byłymi klientami w celu stworzenia case study.

3) Obowiązki: Specjalista od SEO i marketingu cyfrowego

Możesz mieć niesamowite plany dla swojej firmy.

To świetnie, ale do tego potrzebna jest również doskonała strona internetowa i strony produktów przyciągające wzrok oraz uznanie, żeby móc spełnić te plany w przyszłości.

Dedykowany asystent z doświadczeniem w SEO i / lub marketingu cyfrowego okaże się bezcenny dla Twojej firmy. Właściwy WA może zwiększyć ruch w sieci, sprzedaż i świadomości marki z odpowiednim SEO oraz cyfrowych technik strategii marketingowych.

Oto, co może zrobić wirtualna asystentka w marketingu cyfrowym:

1. Opracować, aktualizować i optymalizować SEO oraz strategię marketingu internetowego.
2. Przeprowadzać badania słów kluczowych dla stron internetowych i przeanalizować bloga pod tym kątem.
3. Zakładać i tworzyć strony dedykowane na WordPressie / Twoim systemie CMS.
4. Przeprowadzać dogłębną analizę konkurencji (docelowe słowa kluczowe, treści rankingowe).
5. Komentowanie na innych blogach, uczestnictwo w forach i forach dyskusyjnych oraz odpowiadanie na pytania użytkowników na YouTube i w serwisach informacyjnych.
6. Monitorować tygodniowe i miesięczne raporty Google Analytics, obserwować ruch na stronie.
7. Projektować grafiki (w naszym przypadku w serwisie Canva) i wyszukać odpowiednie strony o dużym natężeniu ruchu, na których można je umieścić.
8. Prowadzić marketing e-mailowy, w tym tworzyć nowe listy kontaktów e-mailowych, newsletterów i ofert promocyjnych.
9. Tworzyć e-maile, których celem jest follow-up i autorespondery, aktualizować w zależności od wskaźnika odpowiedzi.
10. Wyszukiwać firm zajmujących się copywritingiem lub content marketingiem do zamieszczania materiałów firmowych.
11. Koordynować współpracę z wydawcami i influencerami.

4) Obowiązki: Zarządzanie mediami społecznościowymi

Marketing w mediach społecznościowych stał się niezbędny dla rozwoju każdej firmy. 

A dzięki dużej części budżetu przeznaczonego na ten obszar, nie chcesz marnować więcej czasu niż musisz na pracę w nim.

Dedykowany wirtualny asystent z umiejętnościami w zakresie mediów społecznościowych wie, jak sprawić, by Twoja firma została zauważona, wspominana, lubiana i udostępniana w sieciach społecznościowych. 

Po prostu: będą wiedzieć więcej niż tylko hashtagować.

Przekaż to do wirtualnej asystentki i zaoszczędź czas oraz pieniądze na tych zadaniach:

1. Tworzenie kont w mediach społecznościowych na Facebook, Twitter, Linkedin i Instagram.
2. Wymyślanie opisów profili mediów społecznościowych i wstawianie linków do strony internetowej firmy.
3. Pisanie, edytowanie i udostępnianie postów na portalach społecznościowych (strategia tworzenia treści).
4. Przeprowadzenie audytu mediów społecznościowych: przeprowadzenie dokładnej analizy ruchu, udziałów i wzmianek.
5. Monitorowanie konkurencji firmy w mediach społecznościowych poprzez sprawdzanie rankingów, widoczności online i priorytetyzację słów kluczowych.
6. Upewnienie się, że Twoja mała firma posiada strategię mobilnych mediów społecznościowych dla pełnej optymalizacji.
7. Reagowanie na bieżące informacje ze świata i nawiązywanie do nich w swoich wpisach.
8. Zaangażowanie się w relacje z odbiorcami: odpowiadanie na zapytania, dzielenie się istotnymi informacjami, podziękowanie klientom za wzmianki i zakupy oraz umieszczanie promocji.
9. Regularne aktualizowanie wszystkich kont w mediach społecznościowych.
10. Tworzenie profilów dodatkowych (na Pinterest, Behance, itp.).
11. Przeprowadzenie konkursów lub wyzwań w mediach społecznościowych.
12. Przesyłanie zdjęć na Flickr, Pinterest i Instagram jako część strategii marketingowej.

5) Obowiązki: Web Development

Systemy zarządzania treścią (CMS) sprawiły, że założenie strony internetowej stało się o wiele łatwiejsze. 

Mimo to powinieneś pozostawić kwestię strony swojej firmy doświadczonemu developerowi, który profesjonalnie zajmie się jej stworzeniem od podstaw.

Tylko w ciągu ostatnich dziesięciu lat tworzenie stron internetowych znacznie się rozwinęło, a aspekt kodowania stał się znacznie trudniejszy do zrozumienia.

Doświadczony wirtualny asystent będzie miał umiejętności niezbędne do dbania i aktualizowania strony, aby strona miała:

• Odpowiednie opisy
• Tagi, Meta dane
• Artykuły na blogu
• Aktualne menu, dane na stronie
• Wizytówkę na profilu Google i w istotnych katalogach.

Oto kilka zadań związanych z tworzeniem stron internetowych, które może wykonać wirtualna asystentka:

1. Uzupełnianie treści na stronach internetowych – szczególnie na WordPress
2. Instalowanie, dostosowywanie i aktualizowanie wtyczek i motywów WP.
3. Bieżący kontakt z supportem / dostawcą rozwiązań.
4. Dodawanie znaczników i obrazów do stron internetowych oraz wpisów na blogach.
5. Regularne wykonywanie kopii zapasowych, aby zapobiec utracie danych.
6. Tworzenie formularzy online do przesyłania treści, opinii klientów lub zapytań.
7. Realizację strategii SEO uzyskanej od wyspecjalizowanej firmy.

6) Obowiązki: Wsparcie różnych działów.

Marketing, HR, Sprzedaż, Księgowość – te wszystkie działy mogą zostać wsparte przez Wirtualną Asystentkę. O ile najczęściej nie będą one w stanie realizować złożonych zadań, tak dzięki przeszkoleniu i Know-How, które udostępniają firmy koordynujące prace asystentek (takie, jak np. Asisty) – mogą one znacznie wesprzeć procesy wewnętrzne w firmach, takie jak:

1. Uzupełnianie CRMu, przygotowywanie ofert na podstawie informacji od sprzedawców.
2. Aktualizowanie Exceli związanych z analizą skuteczności działań marketingowych, księgowych czy sprzedażowych.
3. Wstępna rekrutacja – realizacja pierwszego etapu, który ma ocenić czy kandydat powinien trafić do osoby odpowiedzialnej za dalszy etap w firmie.
4. Wybór podwykonawców / dostawców – to najczęściej parę godzin researchu i wybadanie, kto jest najlepszy do współpracy. Wirtualna Asystentka może wykonać tę pracę za Ciebie. Mało tego – mamy gotowy proces, który bada dokładnie dostawców.
5. Tworzenie ogłoszeń – rekrutacyjnych, sprzedażowych, na różnych portalach.
6. Miękka windykacja – czyli uprzejme przypomnienie się kontrahentom, że powinni zapłacić fakturę.
7. Wsparcie księgowe – zebranie, dostarczenie i wprowadzenie do systemu dokumentów księgowych w formie cyfrowej.

7) Obowiązki: Różne

Czasami trzeba po prostu zlecić wykonanie kilku przypadkowych rzeczy w biurze. Może to być cokolwiek, od robienia notatek podczas spotkań do kupowania rzeczy do biura. 

Po jakimś czasie zdajesz sobie jednak sprawę, że spędzasz dużo czasu na nieistotnych zadaniach, co szkodzi Twojej firmie, odbierając jej produktywność.

Twój wirtualny asystent może wykonać ogólne codzienne zadania, a jednocześnie zaoszczędzić pieniądze na wyższe koszty pracy.  

Jak to możliwe?

Zazwyczaj płacisz wirtualnej asystentce stawkę godzinową, dzięki czemu można uniknąć płacenia wysokiej miesięcznej pensji dla pracownika w pełnym wymiarze godzin. 

Oto kilka żmudnych zadań, które można zlecić na zewnątrz:

1. Zapisywanie protokołów ze spotkań, a następnie stworzenie szczegółowego dokumentu.
2. Przepisywanie z poczty głosowej, nagrań wideo lub audio, podcastów i nagrań ze spotkań.
3. Rekrutacja potencjalnych członków zespołu i wykonawców lub freelancerów.
4. Wyszukiwanie ważnych danych, statystyk i faktów na potrzeby spotkań i wykorzystywanie ich do tworzenia prezentacji Powerpoint lub wpisów na bloga.
5. Wykonywanie ogólnych zadań dla biura, w tym kupowanie artykułów online, organizowanie miejsc na imprezy biurowe i zatrudnianie serwisu sprzątającego.
6. Zamieszczanie ogłoszeń na stronach internetowych dotyczących kariery, przeglądanie CV i kontaktowanie się z odpowiednimi kandydatami.
7. Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami do pracy oraz rozmowy dotyczące referencji.
8. Przekształcenie surowych danych w szczegółowy raport i prezentację.
9. Opracowanie i dostarczenie prezentacji w formie pokazu slajdów.
10. Wyszukiwanie hoteli, rezerwowanie biletów lotniczych i planowanie tras podróży służbowych.
11. Monitorowanie i raportowanie najnowszych osiągnięć i trendów w branży w celu przekazania krótkiej informacji.
12. Gromadzenie dokumentów księgowych na potrzeby rozliczeń podatkowych.
13. Stworzenie systemu zarządzania projektami dla całej firmy w trybie online.
14. Zarządzanie projektami: pozostawanie w kontakcie z podwykonawcami, wysyłanie raportów pocztą elektroniczną, korzystanie z kalendarzy online oraz dzwonienie do liderów zespołów w celu informowania ich o terminach.
15. Wysyłanie kartek upominkowych lub podziękowań do klientów z okazji świąt i rocznic (działania PR-owe)
16. Kontakt z przedstawicielami obsługi klienta w sprawach pomocy technicznej, bankowych itp.
17. Weryfikacja pracowników pod kątem doświadczeń zawodowych, zdolności kredytowej i karalności.
18. Wyszukiwanie i kontaktowanie się z ekspertami branżowymi lub zapraszanie gośćmi do udziału w podcastach i webinariach.
19. Kontaktowanie się z klientami w sprawie zaległych płatności.

Szukasz najlepszej usługi wirtualnego asystenta, aby zlecić te zadania na zewnątrz? 

Dziś firmy każdej wielkości koncentrują się na redukcji kosztów, zwiększaniu zysków i zmniejszaniu wydatków. A przy rosnących kosztach zarządzania pracownikami – płacach, świadczeniach, podatkach i ubezpieczeniach – firma może zlecić niektóre prace wirtualnym pracownikom.

Jeśli chcesz rozwijać swoją firmę w rozsądnych kosztach, to Wirtualna Asysta jest rozwiązaniem dla Ciebie. 

Zapraszamy do nowoczesnego outsourcingu związanego z delegowaniem zadań do Wirtualnych Asystentek i Asystentów. Sprawdź nasz cennik i rozpocznij współpracę.