Wirtualna Asystentka.
Odpowiedzi na najpopularniejsze pytania:

Usługi Wirtualnej Asystentki to usługi elastycznego outsourcingu zadań. Polegają na przejęciu zadań od innej osoby (najczęściej przedsiębiorcy, dyrektora działu lub specjalisty) aby wykonać zadanie za tą osobę. Na rynku przyjęło się, że usługi tego typu częściej świadczą kobiety – stąd popularniejszą frazą jest Wirtualna Asystentka, a nie Wirtualny Asystent. W praktyce jednak, zarówno w Asisty.pl jak i w innych firmach, że mężczyźni równie często wchodzą w asystenckie role, choć najczęściej jest to definiowane w inny sposób.

Najczęściej do Wirtualnej Asystentki zleca się zadania, które:
– można podjąć bez wielogodzinnego wdrożenia – a więc takie zadania, które są proste i czasochłonne (stworzenie bazy, napisanie tekstu),
– są powszechne (wiele firm ich potrzebuje), a Wirtualna Asystentka przygotowała się na tego typu zadania. To takie rzeczy jak cykliczna wysyłka Newslettera, prowadzenie Social Mediów czy codzienna weryfikacja bieżących projektów.

W Asisty.pl przygotowujemy wirtualnych asystentów do pracy. Otrzymują oni wdrożenie do każdego z naszych usług, pełen know-how i dopiero pracują na zadaniach, zlecanych od klientów.

Cykl pracy Wirtualnej Asystentki w Asisty.pl jest następujący:

1. Na spotkaniu rekrutacyjnym ustalamy, w jakich obszarach nowa osoba ma doświadczenie (od nich zaczynamy) i może podjąć pracę po zapoznaniu się z materiałami wdrożeniowymi. Oprócz tego rozmawiamy o potencjalnym kierunku na rozwinięcie swoich umiejętności.
2. Nowa osoba wykonuje zadania wdrożeniowe w preferowanych przez siebie, wcześniej poznanych usługach i poznaje nasze Know-How w tym obszarze. Po pozytywnym przeszkoleniu może rozpocząć świadczenie usług dla klientów tylko w tych obszarach.
3. Jeśli chce, może rozpocząć swoją edukację w innych obszarach, które mamy przygotowane. Jeśli tego nie zrobi, będzie świadczyć określoną liczbę usług, na których faktycznie się zna, i które mieliśmy okazję potwierdzić.

Po przygotowaniu do pracy, Wirtualna Asystentka otrzymuje dostęp do systemu, w którym są jej przypisywanie (przez koordynatorów) zadania zgodne z jej aktualnymi talentami. Ma dostęp do treści zadania oraz Know-How, a po wykonaniu pracy koordynator weryfikuje jej zadanie.

Na barkach małego przedsiębiorcy jest naprawdę dużo i według wszystkich badań – są oni skrajnie przepracowani. Wirtualna Asystentka może pomóc przedsiębiorcy przejmując od niego część zadań, które dotychczas wykonuje samodzielnie. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, i jesteś w stanie zarobić dla firmy np. 150-200 zł za godzinę Twojej pracy, lub zyskać 2000-4000 zł poświęcając cały dzień na sprzedaż produktów i usług, to nie powinieneś zajmować się rzeczami, które są z kategorii “trzeba zrobić, ale nic na tym firma nie zyska” oraz “trzeba zrobić, ale nie jest to tak rentowne działanie”. Wszystkie tego typu zadania powinieneś delegować do Wirtualnej Asystentki, żeby z każdym tygodniem była ona w stanie przejąć od Ciebie kolejne zadania, i uwolnić Twój czas.

Drugim sposobem, aby Wirtualna Asystentka pomogła małej firmie jest przejęcie części zadań od zespołu (najczęściej paroosobowego) aby opóźnić potrzebę zatrudnienia dodatkowej osoby. Firma tym samym uniknie kosztownej rekrutacji i związania się na stałe z dodatkową osobą – w zamian będzie mogła elastycznie zarządzać zapotrzebowaniem na pracę.

Duże organizacje mają inne problemy niż mali przedsiębiorcy. W ich przypadku Wirtualna Asystentka może być wsparciem dla specjalistów i ekspertów, których brakuje na rynku pracy. Jeśli ekspert HR poświęca czas na uzupełnianie umów z pracownikami albo selekcjonowanie CV – Wirtualna Asystentka może zrobić to zamiast niej. Podobnie sprawa wygląda z umieszczaniem ogłoszeń, monitoringiem internetu, umieszczaniem contentu, cyfrową archiwizacją dokumentów, a nawet aktualizowaniem danych w CRM. Zespół sprzedażowy rzadko lubi uzupełniać dane związane z zamówieniami czy rejestracją spotkań w systemie. Zamiast przymuszać ich do tego, Wirtualna Asystentka może ich wyręczyć, pozwalając im robić więcej spotkań sprzedażowych.

Są 2 popularne sposoby rozliczania usług outsourcingowych:
a) Fixed Price – czyli stała, jasna kwota za wykonanie określonego zadania / projektu.
b) Time and Material – czyli stawka za poświęcony czas na określone zadanie / projekt.

Najczęściej usługi Wirtualnych Asystentek są rozliczane w tym drugim modelu – a więc za poświęcony czas. W Asisty.pl dodatkowo mierzymy czas pracy w naszym systemie, co umożliwia nam dosyć precyzyjne rozliczenie z każdej minuty pracy.

Są usługi, które możemy bez problemu wycenić przed wykonaniem zadania. Za każdym razem, gdy jest to możliwe – dążymy do tego modelu rozliczeń. Niektóre usługi (jak np. prowadzenie LinkedIN, Copywriting) można wycenić i realizować w przewidywalny sposób.

W wielu przypadkach przewidywalność jednak nie jest możliwa. Każdy z nas zna to z planowania własnego dnia pracy – czasem zadania, które szacujemy na określony czas, zajmują nam więcej. Innym razem prosty telefon w celu umówienia się do przychodni zmusza nas do czekania 15-minut w telefonicznej kolejce.

Wychodzimy jednak z dwóch założeń:

1. Lepiej, żebyśmy to my poświęcili ten czas, i pozostawili Ci więcej opcji na kluczowe działania w firmie.
2. Zarządzamy czasem pracowników lepiej, niż większość firm na rynku – zarówno przygotowując pracowników do realizacji usług, które świadczymy, oraz poprzez precyzyjne raporty z każdej minuty pracy, które pozwalają nam wspierać ich, szybko diagnozować problemy i wspólnie szukać rozwiązań – korzystnych dla nich, dla nas i naszych klientów.

Nade wszystko pamiętaj jednak, że gramy fair!

Dokładne ceny pracy Wirtualnych Asystentek znajdziesz w zakładce Cennik.